Thế nào là hóa đơn hợp lệ? Hướng dẫn đầy đủ theo quy định pháp luật

Bạn đã bao giờ rơi vào tình huống: hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối khấu trừ, không được tính vào chi phí hợp lý dù tưởng rằng mình làm đúng? Đây là vấn đề phổ biến mà rất nhiều doanh nghiệp và kế toán viên gặp phải – do không sử dụng hóa đơn hợp lệ.

Trong bối cảnh chuyển đổi số và quản lý thuế ngày càng chặt chẽ như hiện nay, việc hiểu rõ và áp dụng đúng quy định về hóa đơn hợp lệ là yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Bài viết này của VNCONNECT – Đơn vị tư vấn kế toán và thuế chuyên nghiệp sẽ giúp bạn hiểu toàn diện về hóa đơn hợp lệ, các điều kiện bắt buộc và cách kiểm tra đúng chuẩn pháp luật.

Hóa đơn hợp lệ là gì?

Khái niệm theo pháp luật Việt Nam

Theo quy định tại các văn bản pháp luật như Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn hợp lệ là hóa đơn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về nội dung, hình thức, thời điểm phát hành và quy trình đăng ký sử dụng theo quy định của pháp luật thuế.

Đây là điều kiện tiên quyết để hóa đơn có thể sử dụng hợp pháp trong kê khai thuế, quyết toán thuế và ghi nhận chi phí hợp lý trong báo cáo tài chính doanh nghiệp.

Vai trò của hóa đơn hợp lệ trong doanh nghiệp

Hóa đơn hợp lệ không chỉ là “tấm vé thông hành” để khấu trừ thuế GTGT mà còn là căn cứ chứng minh chi phí hợp pháp. Sử dụng hóa đơn không hợp lệ có thể dẫn đến:

Bị cơ quan thuế loại bỏ chi phí, dẫn đến tăng thuế thu nhập doanh nghiệp.
Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Bị phạt vi phạm hành chính, truy thu thuế và nặng hơn là bị đánh giá gian lận thuế.

Chính vì vậy, việc hiểu và áp dụng đúng tiêu chuẩn hóa đơn hợp lệ là “bài học vỡ lòng” trong công tác kế toán – tài chính.

Các điều kiện để hóa đơn được xem là hợp lệ

Yêu cầu về nội dung bắt buộc

Một hóa đơn chỉ được coi là hợp lệ nếu có đầy đủ các thông tin sau:

Thông tin người bán – người mua

Tên, địa chỉ, mã số thuế đầy đủ của người bán và người mua.
Hóa đơn không được viết tắt, thiếu thông tin hoặc sử dụng thông tin sai lệch.

Chi tiết hàng hóa, dịch vụ

Tên mặt hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền rõ ràng.
Không sử dụng cụm từ mơ hồ như “dịch vụ khác”, “hàng hóa tổng hợp”.

Tổng tiền và thuế GTGT

Tổng giá trị hàng hóa/dịch vụ, thuế suất GTGT, số tiền thuế và tổng cộng thanh toán.
Trường hợp không chịu thuế GTGT cũng phải thể hiện rõ lý do.

Yêu cầu về hình thức trình bày

Hóa đơn phải sử dụng cùng một loại mực, không tẩy xóa, chỉnh sửa. Đối với hóa đơn giấy, chữ viết phải rõ ràng, không nhòe mực. Mẫu hóa đơn điện tử cần đúng định dạng XML và PDF (nếu gửi kèm).

Yêu cầu về chữ ký và thời điểm lập hóa đơn

Chữ ký điện tử của người bán (bắt buộc), người mua (nếu có thỏa thuận).
Ngày lập hóa đơn phải khớp với ngày giao hàng, cung cấp dịch vụ hoặc chuyển quyền sở hữu.

Yêu cầu về loại hình hóa đơn (giấy/điện tử)

Hóa đơn giấy

Phải được đặt in theo mẫu đã đăng ký, có số thứ tự, ký hiệu, liên hóa đơn rõ ràng. Mỗi lần sử dụng phải ghi đầy đủ và lưu giữ đúng quy định.

Hóa đơn điện tử

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử phải:

Được lập đúng định dạng chuẩn XML.
Gửi đến người mua qua hệ thống điện tử.
Đăng ký sử dụng và được cấp mã của cơ quan thuế (trường hợp có mã).

Các quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn hợp lệ

Thông tư 39/2014/TT-BTC

Là văn bản quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và hướng dẫn sử dụng, lưu trữ hóa đơn. Dù đã được thay thế bởi các quy định mới, Thông tư 39 vẫn mang tính nền tảng quan trọng.

Thông tư 78/2021/TT-BTC

Hiện nay là văn bản chủ đạo hướng dẫn chi tiết về hóa đơn điện tử. Thông tư này nêu rõ về hình thức hóa đơn điện tử có mã và không có mã, tiêu chuẩn kỹ thuật, trách nhiệm của bên phát hành và lưu trữ.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Quy định về hóa đơn, chứng từ và xử phạt hành chính trong lĩnh vực hóa đơn – kế toán – thuế. Nghị định này là căn cứ pháp lý quan trọng giúp xác định rõ điều kiện hợp lệ và không hợp lệ của hóa đơn.

Việc nắm rõ những văn bản pháp luật này giúp doanh nghiệp chủ động phòng tránh sai phạm, đồng thời đảm bảo quyền lợi hợp pháp trong hoạt động tài chính – kế toán.

Cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử

Tra cứu trên cổng thông tin Tổng cục Thuế

Để kiểm tra hóa đơn điện tử có hợp lệ hay không, người dùng có thể truy cập website chính thức của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

Các bước thực hiện:

Truy cập vào mục “Tra cứu hóa đơn”.
Nhập mã số thuế người bán hoặc mã tra cứu hóa đơn.
Kiểm tra thông tin ngày phát hành, loại hóa đơn, trạng thái (đã cấp mã hay chưa).

Kiểm tra mã số thuế và ngày phát hành

Một hóa đơn hợp lệ phải được phát hành đúng thời điểm quy định. Kiểm tra xem ngày hóa đơn có khớp với thời điểm giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ không. Đồng thời, mã số thuế người bán phải đang hoạt động tại thời điểm phát hành.

Kiểm tra định dạng XML và chữ ký điện tử

Hóa đơn điện tử hợp lệ phải đi kèm tệp định dạng XML – đây là file chứa dữ liệu gốc đã được ký số. Bản PDF chỉ là bản thể hiện, không có giá trị pháp lý nếu thiếu XML.

Hãy đảm bảo:

File XML đi kèm được ký điện tử hợp lệ bởi tổ chức chứng thực số.
Thông tin trong XML trùng khớp với bản PDF đính kèm.

Những lỗi phổ biến khiến hóa đơn không hợp lệ

Thiếu thông tin bắt buộc

Đây là lỗi thường gặp nhất – ví dụ thiếu tên khách hàng, thiếu mã số thuế, hoặc thiếu dòng thuế GTGT. Những hóa đơn này sẽ bị loại khỏi hồ sơ khai thuế.

Chỉnh sửa hóa đơn sau khi phát hành

Mọi hành vi tẩy xóa, sửa chữa thông tin sau khi hóa đơn đã phát hành đều khiến hóa đơn không còn hợp lệ. Trong trường hợp sai sót, cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy định.

Lập hóa đơn sai thời điểm

Phát hành hóa đơn trước hoặc quá lâu sau thời điểm giao dịch là hành vi vi phạm. Hóa đơn phải được lập đúng thời điểm chuyển giao hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ theo quy định tại Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hóa đơn không đăng ký sử dụng

Hóa đơn điện tử cần được đăng ký và chấp thuận bởi cơ quan thuế. Nếu doanh nghiệp chưa hoàn tất thủ tục đăng ký mà đã phát hành thì hóa đơn đó sẽ không được công nhận.

Hậu quả khi sử dụng hóa đơn không hợp lệ

Không được khấu trừ thuế GTGT

Hóa đơn không hợp lệ sẽ không đủ điều kiện để khấu trừ thuế đầu vào, ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Không được tính vào chi phí hợp lệ

Các khoản chi có hóa đơn không hợp lệ sẽ không được ghi nhận vào chi phí được trừ, khiến lợi nhuận chịu thuế tăng lên và làm tăng thuế thu nhập doanh nghiệp.

Bị xử phạt hành chính, truy thu thuế

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn không hợp lệ có thể bị phạt từ vài triệu đến hàng trăm triệu đồng tùy mức độ, đồng thời bị truy thu thuế và tính lãi chậm nộp.

Lời khuyên từ chuyên gia kế toán VNCONNECT

Quy trình lập và kiểm tra hóa đơn hợp lệ

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
Sử dụng phần mềm hóa đơn đạt chuẩn kết nối với hệ thống thuế.
Kiểm tra đầy đủ nội dung và thời điểm phát hành trước khi ký số.
Lưu trữ đúng định dạng XML và PDF, gửi đầy đủ cho khách hàng.

Dịch vụ tư vấn – kế toán – thuế chuyên nghiệp tại VNCONNECT

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KẾ TOÁN VNCONNECT đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi công đoạn từ:

Khai thuế, lập báo cáo tài chính.
Giải trình với cơ quan thuế, hoàn thuế GTGT.
Thiết lập hệ thống kế toán và phần mềm hóa đơn.

Hotline/Zalo hỗ trợ 24/7: 0383303663 – 0975587586

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn hợp lệ

Hóa đơn không có chữ ký có hợp lệ không?

Đối với hóa đơn giấy, thiếu chữ ký người bán hoặc người mua (nếu yêu cầu) sẽ khiến hóa đơn không hợp lệ. Với hóa đơn điện tử, bắt buộc phải có chữ ký số của người bán.

Hóa đơn điện tử không gửi file XML có hợp lệ không?

Không. Chỉ file PDF là bản thể hiện, không có giá trị pháp lý nếu thiếu file XML. Doanh nghiệp cần lưu trữ và gửi đầy đủ XML cho bên mua.

Có cần in hóa đơn điện tử để lưu trữ không?

Không bắt buộc. Doanh nghiệp chỉ cần lưu trữ bản điện tử đúng chuẩn, có thể in để đối chiếu nội bộ nếu cần. Tuy nhiên, nên sao lưu định kỳ để tránh rủi ro mất dữ liệu.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KẾ TOÁN VNCONNECT

Tổng kết: Ghi nhớ nguyên tắc vàng về hóa đơn hợp lệ

3 nguyên tắc cần tuân thủ

Đầy đủ nội dung: Không thiếu bất kỳ thông tin bắt buộc nào.
Đúng thời điểm: Phát hành đúng ngày giao dịch.
Đúng quy trình: Ký số, đăng ký sử dụng và lưu trữ theo quy định.

Liên hệ hỗ trợ từ VNCONNECT

Đừng để sai sót về hóa đơn ảnh hưởng đến tình hình tài chính và pháp lý doanh nghiệp của bạn. Hãy để VNCONNECT đồng hành và hỗ trợ bạn với các giải pháp tối ưu, chính xác và đúng luật.

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KẾ TOÁN VNCONNECT

Mã số thuế: 0109495505
Địa chỉ: Số 2A, ngõ 84 Chùa Láng, Phường Láng, TP. Hà Nội
Hotline/Zalo: 038 330 3663 – 0975 587 586
Email: ketoan@vnconnect.vn

Các bạn có thể tham khảo các bài viết liên quan:

Đối tượng phải lập báo cáo tài chính theo quy định mới nhất

Thay đổi thuế GTGT năm 2025 – Cập nhật chính sách, thuế suất, kê khai mới nhất