Quy trình quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là một trong những bước quan trọng và bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ và thực hiện đúng theo quy định, dẫn đến những rủi ro không đáng có như bị truy thu thuế, xử phạt hành chính, thậm chí ảnh hưởng đến uy tín của công ty.

Vậy làm thế nào để thực hiện đúng và đủ quy trình quyết toán thuế TNDN theo đúng pháp luật hiện hành? Bài viết dưới đây từ VNCONNECT CONSULTING AND ACCOUNTING SERVICES sẽ hướng dẫn bạn từng bước cụ thể, dễ hiểu và có thể áp dụng ngay.

1. Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp là gì?

1.1. Khái niệm và ý nghĩa

Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp là quá trình tổng hợp toàn bộ nghĩa vụ thuế TNDN của doanh nghiệp trong một kỳ tính thuế (thường là một năm tài chính), từ đó xác định số thuế phải nộp hoặc được hoàn lại. Đây là một trong những nghĩa vụ tài chính quan trọng và bắt buộc đối với tất cả các tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam.

Thông qua hoạt động quyết toán, cơ quan thuế sẽ kiểm tra và xác nhận tính chính xác của số liệu doanh nghiệp đã khai báo trong suốt năm. Nếu phát hiện sai sót, cơ quan chức năng có quyền yêu cầu giải trình, điều chỉnh, hoặc xử phạt nếu có dấu hiệu gian lận thuế.

1.2. Ai cần thực hiện?

Hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức có phát sinh thu nhập đều phải thực hiện quyết toán thuế TNDN, bao gồm:

• Doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần
• Chi nhánh, văn phòng đại diện có phát sinh doanh thu, chi phí
• Tổ chức nước ngoài có hoạt động kinh doanh tại Việt Nam
• Doanh nghiệp mới thành lập hoặc ngừng hoạt động trong năm

Lưu ý: Các doanh nghiệp không phát sinh doanh thu vẫn bắt buộc phải lập và nộp hồ sơ quyết toán đúng hạn nếu chưa làm thủ tục giải thể chính thức.

2. Căn cứ pháp lý và quy định liên quan

2.1. Các văn bản pháp lý hiện hành

Doanh nghiệp khi thực hiện quyết toán thuế cần tuân thủ các quy định được ban hành bởi Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế, nổi bật gồm có:

• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14
• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 và các văn bản sửa đổi bổ sung
• Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn về nghĩa vụ khai thuế, nộp thuế
• Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định 218/2013/NĐ-CP

Việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và được hưởng các ưu đãi về thuế nếu đủ điều kiện.

2.2. Mức thuế suất hiện nay

Theo quy định hiện hành, thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp phổ thông là 20%. Tuy nhiên, tùy vào từng trường hợp, một số doanh nghiệp có thể áp dụng thuế suất ưu đãi từ 10% đến 17% nếu đáp ứng điều kiện về lĩnh vực hoạt động, khu vực địa lý hoặc quy mô doanh nghiệp.

3. Quy trình quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

3.1. Bước 1: Xác định tổng doanh thu trong kỳ

Đây là bước nền tảng trong quá trình quyết toán. Doanh nghiệp cần tổng hợp toàn bộ doanh thu phát sinh trong năm, bao gồm:

• Doanh thu từ bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
• Thu nhập từ hoạt động tài chính (lãi tiền gửi, chênh lệch tỷ giá, cổ tức,…)
• Thu nhập khác như thanh lý tài sản, bồi thường vi phạm hợp đồng,…

Ví dụ thực tế: Công ty A hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, ngoài doanh thu bán hàng online, còn có khoản lãi từ đầu tư chứng khoán. Tất cả các khoản thu này đều phải được tổng hợp để tính doanh thu chịu thuế.

3.2. Bước 2: Xác định chi phí hợp lý và thu nhập khác

Chi phí hợp lý là các khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Một số khoản tiêu biểu gồm:

• Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa
• Lương, thưởng, BHXH cho người lao động
• Khấu hao tài sản cố định hợp lệ
• Chi phí thuê văn phòng, điện nước, marketing,…

Theo Thông tư 78/2014/TT-BTC, chi phí chỉ được trừ khi có hóa đơn trên 20 triệu đồng phải thanh toán không dùng tiền mặt. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý điều này khi kiểm tra chứng từ.

3.3. Bước 3: Tính thu nhập chịu thuế

Sau khi xác định được tổng doanh thu và chi phí hợp lý, doanh nghiệp tiến hành tính thu nhập chịu thuế theo công thức:

Thu nhập chịu thuế = Tổng doanh thu – Chi phí hợp lý – Thu nhập miễn thuế + Thu nhập khác

Ví dụ: Công ty B có doanh thu trong năm là 5 tỷ đồng, chi phí hợp lý 3.2 tỷ đồng, thu nhập miễn thuế 100 triệu đồng. Vậy thu nhập chịu thuế là:

5.000.000.000 – 3.200.000.000 – 100.000.000 = 1.700.000.000 VNĐ

3.4. Bước 4: Xác định thu nhập được miễn thuế và lỗ chuyển kỳ sau

Doanh nghiệp cần xác định các khoản thu nhập thuộc diện được miễn thuế như:

• Thu nhập từ chuyển nhượng chứng chỉ giảm phát thải
• Thu nhập từ hoạt động giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học,…

Ngoài ra, nếu năm trước lỗ, doanh nghiệp được quyền chuyển lỗ tối đa 5 năm liên tục. Việc chuyển lỗ phải được thể hiện trên phụ lục mẫu 03-2A/TNDN kèm theo tờ khai quyết toán.

3.5. Bước 5: Tính thuế TNDN phải nộp

Sau khi có thu nhập chịu thuế (sau điều chỉnh miễn thuế và chuyển lỗ), doanh nghiệp áp dụng thuế suất tương ứng để tính số thuế TNDN phải nộp.

Ví dụ: Thu nhập chịu thuế sau điều chỉnh là 1,500,000,000 đồng, thuế suất 20%, thì:

Thuế TNDN phải nộp = 1,500,000,000 x 20% = 300,000,000 VNĐ

Doanh nghiệp cần đối chiếu số thuế đã tạm nộp trong năm để xác định phần nộp thêm hoặc được hoàn lại.

4. Hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp

4.1. Tờ khai quyết toán thuế TNDN (Mẫu 03/TNDN)

Đây là tài liệu bắt buộc, thể hiện toàn bộ số liệu về thu nhập chịu thuế, thuế đã nộp, thuế phải nộp thêm hoặc được hoàn. Doanh nghiệp cần sử dụng mẫu 03/TNDN ban hành theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Lưu ý: Cần kê khai chính xác các phụ lục đi kèm như:

• 03-1A/TNDN: Chuyển lỗ
• 03-2A/TNDN: Thu nhập miễn thuế
• 03-3B/TNDN: Ưu đãi thuế

4.2. Báo cáo tài chính năm

Báo cáo tài chính gồm 4 biểu mẫu chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, và Thuyết minh báo cáo tài chính. Đây là tài liệu then chốt để đối chiếu tính chính xác giữa kết quả kinh doanh và số liệu quyết toán.

4.3. Phụ lục kèm theo

Các phụ lục kèm theo giúp cơ quan thuế hiểu rõ hơn về số liệu doanh nghiệp cung cấp. Bao gồm:

• Bảng kê chi tiết doanh thu, chi phí
• Danh mục tài sản cố định khấu hao
• Bảng phân bổ chi phí trả trước

Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ gốc để sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra.

5. Thời hạn và cách nộp hồ sơ quyết toán thuế

5.1. Hạn chót nộp hồ sơ

Theo quy định tại Điều 44 – Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN chậm nhất là ngày 31/3 năm sau năm tài chính.

Ví dụ: Năm tài chính kết thúc vào 31/12/2024, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ chậm nhất vào 31/3/2025.

5.2. Hình thức nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ quyết toán thuế theo một trong ba hình thức sau:

• Nộp trực tuyến qua cổng https://thuedientu.gdt.gov.vn
• Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý
• Nộp qua đường bưu điện (chuyển phát đảm bảo)

5.3. Cách xử lý khi bị sai sót hoặc bổ sung hồ sơ

Nếu sau khi nộp, doanh nghiệp phát hiện sai sót thì cần thực hiện:

• Lập hồ sơ khai bổ sung theo mẫu 01/KHBS
• Nộp tờ khai bổ sung và thư giải trình cho cơ quan thuế
• Điều chỉnh nghĩa vụ thuế nếu có phát sinh chênh lệch

6. Rủi ro thường gặp và cách phòng tránh khi quyết toán thuế

6.1. Sai sót trong việc xác định chi phí hợp lý

Chi phí không có hóa đơn hợp lệ, chi vượt trần quy định, hoặc không phục vụ hoạt động kinh doanh sẽ bị loại khi cơ quan thuế kiểm tra.

6.2. Không kiểm tra dữ liệu kế toán

Thiếu rà soát, đối chiếu số liệu giữa sổ sách kế toán và báo cáo tài chính dẫn đến sai lệch nghiêm trọng. Cần thực hiện đối chiếu định kỳ hàng quý và tổng thể cuối năm.

6.3. Không lưu trữ đầy đủ hồ sơ

Hồ sơ, chứng từ không đầy đủ là một trong những nguyên nhân khiến doanh nghiệp bị loại chi phí và xử phạt hành chính. Theo quy định, doanh nghiệp phải lưu hồ sơ thuế tối thiểu 10 năm.

7. Dịch vụ quyết toán thuế trọn gói tại VNCONNECT

7.1. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ của VNCONNECT

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán – tài chính, VNCONNECT giúp doanh nghiệp:

• Giảm thiểu rủi ro về thuế
• Tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành
• Hạn chế việc bị thanh tra kiểm tra bất ngờ

7.2. Các gói dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp

Chúng tôi cung cấp đa dạng các gói dịch vụ phù hợp với từng quy mô doanh nghiệp:

• Gói hỗ trợ lập hồ sơ quyết toán cuối năm
• Gói kiểm tra, rà soát số liệu kế toán trước quyết toán
• Gói giải trình và đại diện làm việc với cơ quan thuế

7.3. Cam kết hỗ trợ & tư vấn trực tiếp với cơ quan thuế

VNCONNECT cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi khâu từ rà soát sổ sách đến trực tiếp giải trình với cơ quan thuế nếu có phát sinh thắc mắc. Hotline hỗ trợ: 0383 303 663 – 0975 587 586

8. Câu hỏi thường gặp về quyết toán thuế TNDN

8.1. Doanh nghiệp mới thành lập có cần quyết toán không?

Có. Dù hoạt động chưa đủ 12 tháng, doanh nghiệp vẫn phải quyết toán thuế theo thời gian thực tế phát sinh doanh thu và chi phí trong năm tài chính.

8.2. Chi phí nào không được tính vào chi phí hợp lý?

Một số chi phí bị loại trừ gồm:

• Chi không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ
• Chi quá định mức theo luật (tiếp khách, khấu hao,…)
• Chi trả không qua tài khoản ngân hàng với hóa đơn >20 triệu đồng

8.3. Quyết toán thuế khác gì so với kê khai thuế hàng quý?

Kê khai thuế hàng quý là báo cáo tạm tính nghĩa vụ thuế trong kỳ, trong khi quyết toán là tổng hợp số liệu cả năm, mang tính pháp lý đầy đủ và chốt nghĩa vụ thuế TNDN.

9. Kết luận

9.1. Tóm tắt quy trình

Quy trình quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp bao gồm các bước từ xác định doanh thu, chi phí hợp lý, tính thu nhập chịu thuế, đến nộp hồ sơ đúng hạn. Đây là quy trình bắt buộc và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả tài chính của doanh nghiệp.

9.2. Lời khuyên cho doanh nghiệp

Hãy chủ động kiểm soát số liệu kế toán, lưu trữ đầy đủ hồ sơ và sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp khi cần thiết. Quyết toán đúng – đủ – đúng hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo niềm tin với đối tác và cơ quan quản lý.

Bạn gặp khó khăn trong quy trình quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp? Hãy liên hệ ngay với VNCONNECT để được tư vấn và hỗ trợ từ đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm.

• 🏢 CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KẾ TOÁN VNCONNECT
• 🧾 Mã số thuế: 0109495505
• 📍 Địa chỉ: Số 2A, ngõ 84 Chùa Láng, Phường Láng, TP. Hà Nội
• 📞 Hotline/Zalo:  038 330 3663 – 0975 587 586
• 📧 Email: ketoan@vnconnect.vn