Đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam, việc thực hiện quy trình báo cáo thuế hàng tháng không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố sống còn để đảm bảo tuân thủ và tránh các rủi ro pháp lý. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ quy trình thực hiện như thế nào cho đúng, đủ và đúng hạn. 

Bài viết này sẽ giúp bạn từng bước tháo gỡ những vướng mắc và tối ưu hóa công việc kê khai thuế định kỳ – một phần quan trọng trong hoạt động tài chính doanh nghiệp.

Báo cáo thuế hàng tháng là gì?

Khái niệm và vai trò trong hoạt động doanh nghiệp

Báo cáo thuế hàng tháng là việc các doanh nghiệp thực hiện kê khai và nộp tờ khai thuế cho cơ quan thuế theo từng tháng. Báo cáo này bao gồm các loại thuế như thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và một số loại thuế đặc thù khác nếu có phát sinh. Việc báo cáo đúng hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, minh bạch trong hoạt động tài chính.

Những doanh nghiệp thường xuyên có doanh thu cao, sử dụng nhiều lao động hoặc phát sinh nghĩa vụ thuế lớn sẽ được yêu cầu kê khai thuế theo tháng thay vì theo quý.

Những đối tượng phải thực hiện báo cáo thuế hàng tháng

• Doanh nghiệp có doanh thu từ 50 tỷ đồng/năm trở lên.
• Doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề đặc thù như tài chính, bảo hiểm, ngân hàng.
• Doanh nghiệp tự nguyện đăng ký kê khai thuế hàng tháng để tiện theo dõi dòng tiền và thuế vụ.

Các loại thuế phải kê khai hàng tháng

Thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Đây là loại thuế phổ biến và quan trọng nhất đối với hầu hết doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần lập tờ khai mẫu 01/GTGT kèm theo bảng kê hóa đơn bán ra và mua vào. Nếu trong kỳ không phát sinh giao dịch, doanh nghiệp vẫn cần nộp tờ khai với chỉ tiêu “không phát sinh”.

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Áp dụng cho các doanh nghiệp có trả lương, thưởng hoặc phụ cấp cho người lao động. Việc kê khai thuế TNCN hàng tháng sử dụng mẫu 05/KK-TNCN và danh sách chi tiết người lao động được khấu trừ thuế.

Các loại thuế đặc thù khác (nếu có)

Ví dụ như thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên… Các loại thuế này chỉ áp dụng nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực có liên quan. Việc kê khai cần đúng mẫu theo quy định của Bộ Tài chính.

Các biểu mẫu thuế cần chuẩn bị

Tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT

Mẫu này thể hiện tổng doanh thu và số thuế GTGT đầu ra, đầu vào. Tờ khai được lập trên phần mềm HTKK hoặc các hệ thống tích hợp khác và được nộp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bảng kê hóa đơn bán ra – mẫu 01-1/GTGT

Liệt kê toàn bộ hóa đơn đầu ra (bán hàng, cung cấp dịch vụ) trong tháng. Mẫu này kèm theo tờ khai 01/GTGT và là cơ sở tính thuế GTGT đầu ra phải nộp.

Bảng kê hóa đơn mua vào – mẫu 01-2/GTGT

Ghi nhận toàn bộ hóa đơn đầu vào hợp lệ được khấu trừ thuế GTGT. Việc kiểm tra hóa đơn kỹ lưỡng là cần thiết để tránh bị loại trừ khi kiểm tra thuế.

Tờ khai thuế TNCN mẫu 05/KK-TNCN

Mẫu tờ khai thể hiện thu nhập chịu thuế và số thuế đã khấu trừ đối với người lao động trong tháng. Cần kèm theo phụ lục danh sách người lao động được khấu trừ.

Biểu mẫu bổ sung, điều chỉnh (nếu cần)

Trường hợp doanh nghiệp phát hiện sai sót sau khi nộp tờ khai chính thức, cần lập tờ khai bổ sung trên phần mềm HTKK theo đúng quy trình được quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Quy trình thực hiện báo cáo thuế hàng tháng

Bước 1: Thu thập chứng từ, hóa đơn trong kỳ

Đây là bước quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình. Phòng kế toán cần tổng hợp tất cả hóa đơn bán ra, mua vào, bảng lương và các khoản chi phí phát sinh có liên quan đến nghĩa vụ thuế.

Bước 2: Lập tờ khai và bảng kê trên phần mềm HTKK

Phần mềm HTKK của Tổng cục Thuế hỗ trợ lập các tờ khai thuế nhanh chóng, chính xác. Nhân viên kế toán sẽ nhập dữ liệu, kiểm tra lỗi logic và xuất tờ khai XML để ký số điện tử.

Bước 3: Kiểm tra, rà soát và phê duyệt nội bộ

Trưởng phòng kế toán hoặc Ban giám đốc cần kiểm tra lại các số liệu trong tờ khai để đảm bảo tính chính xác trước khi nộp. Quy trình phê duyệt này giúp hạn chế sai sót và tránh phạt hành chính.

Bước 4: Ký số và nộp hồ sơ thuế qua mạng

Sau khi kiểm tra, kế toán sử dụng chữ ký số doanh nghiệp để nộp hồ sơ thuế qua Cổng thông tin điện tử thuedientu.gdt.gov.vn. Hệ thống sẽ phản hồi biên nhận điện tử xác nhận hồ sơ đã được tiếp nhận.

Bước 5: Nộp tiền thuế (nếu phát sinh nghĩa vụ)

Nếu có phát sinh thuế phải nộp, doanh nghiệp cần thực hiện chuyển khoản đúng số tiền và mã ngân sách vào tài khoản của kho bạc nhà nước theo hướng dẫn trên giấy nộp tiền điện tử.

Bước 6: Lưu trữ hồ sơ và theo dõi phản hồi từ cơ quan thuế

Sau khi hoàn tất kê khai, kế toán cần lưu trữ file XML, biên lai điện tử và các chứng từ liên quan để phục vụ kiểm tra thuế sau này. Nếu cơ quan thuế yêu cầu giải trình hoặc bổ sung, cần phản hồi nhanh chóng trong thời hạn quy định.

Thời hạn nộp báo cáo thuế hàng tháng

Thời hạn nộp tờ khai GTGT, TNCN

Theo quy định hiện hành tại Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT và TNCN theo tháng là chậm nhất vào ngày 20 của tháng kế tiếp. Ví dụ, tờ khai của tháng 1 phải nộp chậm nhất vào ngày 20 tháng 2.

Quy định xử phạt nếu nộp chậm hoặc sai sót

Nếu doanh nghiệp nộp chậm hoặc sai sót tờ khai, có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP với mức phạt từ 2 triệu đến 25 triệu đồng tùy theo mức độ vi phạm. Ngoài ra, cơ quan thuế có thể áp dụng các biện pháp cưỡng chế thuế nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng nghĩa vụ tài chính.

Lưu ý quan trọng khi kê khai thuế hàng tháng

Kiểm tra hóa đơn hợp lệ trước khi kê khai

Để đảm bảo tờ khai không bị loại chi phí, kế toán cần kiểm tra kỹ các hóa đơn đầu vào như:

• Hóa đơn có đầy đủ chữ ký, dấu, nội dung rõ ràng.
• Hóa đơn còn trong thời hạn kê khai (trong vòng 6 tháng kể từ ngày phát hành).
• Hóa đơn không bị làm giả, không thuộc danh sách rủi ro trên hệ thống hóa đơn điện tử.

Các lỗi thường gặp khi nộp báo cáo thuế

Việc kê khai thuế hàng tháng thường gặp những lỗi sau:

• Khai sai mã số thuế, sai kỳ tính thuế.
• Kê khai thiếu hóa đơn hoặc kê khai trùng lặp.
• Nộp sai mẫu biểu hoặc gửi file XML bị lỗi.
• Quên ký số trước khi gửi hồ sơ dẫn đến hồ sơ bị từ chối.

Phân biệt kê khai hàng tháng và quý

Phần mềm HTKK và eTax – Công cụ kê khai thuế hiệu quả

Hướng dẫn cài đặt và sử dụng phần mềm HTKK

Phần mềm HTKK được Tổng cục Thuế cung cấp miễn phí tại gdt.gov.vn. Sau khi tải về và cài đặt, người dùng cần chọn loại thuế, kỳ kê khai và nhập liệu đầy đủ. Đặc biệt, cần cập nhật phiên bản mới thường xuyên để tránh lỗi nộp hồ sơ.

Cách nộp hồ sơ qua hệ thống thuế điện tử eTax

eTax cho phép doanh nghiệp nộp tờ khai, tra cứu nghĩa vụ thuế, nộp thuế trực tuyến và theo dõi phản hồi. Quy trình nộp bao gồm: đăng nhập → chọn “nộp tờ khai” → đính kèm file XML → ký số → gửi đi.

Dịch vụ hỗ trợ báo cáo thuế hàng tháng trọn gói tại VNCONNECT

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ báo cáo thuế chuyên nghiệp

• Giảm áp lực công việc cho đội ngũ kế toán nội bộ.
• Đảm bảo kê khai đúng quy định, đúng thời hạn.
• Được tư vấn chuyên sâu khi có thay đổi về chính sách thuế.

Quy trình VNCONNECT hỗ trợ doanh nghiệp kê khai thuế

1. Tiếp nhận hồ sơ và chứng từ từ doanh nghiệp.
2. Phân tích dữ liệu, lập tờ khai và gửi khách hàng duyệt.
3. VNCONNECT nộp báo cáo thuế điện tử đúng hạn.
4. Lưu trữ và hỗ trợ giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Cam kết đồng hành & giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan thuế

Không chỉ dừng lại ở việc kê khai, VNCONNECT cam kết đồng hành trong mọi tình huống phát sinh với cơ quan thuế. Khách hàng sẽ được hỗ trợ trực tiếp, đầy đủ chứng từ, biện giải và tư vấn pháp lý khi cần thiết.

Câu hỏi thường gặp về báo cáo thuế hàng tháng (FAQ)

1. Những ai nên kê khai thuế theo tháng?

Doanh nghiệp có doanh thu trên 50 tỷ đồng/năm hoặc hoạt động trong lĩnh vực có yêu cầu báo cáo thường xuyên như tài chính, bảo hiểm, bất động sản… nên kê khai thuế theo tháng để đảm bảo tuân thủ và kiểm soát dòng tiền sát sao.

2. Có thể chuyển từ kê khai theo tháng sang quý được không?

Doanh nghiệp có thể chuyển sang kê khai quý nếu doanh thu năm liền kề dưới 50 tỷ đồng. Tuy nhiên, phải đăng ký thay đổi với cơ quan thuế theo quy định.

3. Nếu không phát sinh giao dịch thì có cần nộp tờ khai không?

Có. Dù không có giao dịch, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải nộp tờ khai “không phát sinh”. Việc không nộp đúng hạn vẫn bị xử phạt như thường.

Kết luận: Đảm bảo tuân thủ – Giảm thiểu rủi ro thuế

Quy trình báo cáo thuế hàng tháng là công việc đòi hỏi sự chính xác, cẩn trọng và kiến thức chuyên môn sâu. Nếu thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hiệu quả quản trị tài chính. Với sự hỗ trợ từ các chuyên gia kế toán tại VNCONNECT, bạn sẽ tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro và an tâm phát triển kinh doanh.

👉 Liên hệ ngay:
🏢 CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KẾ TOÁN VNCONNECT

• 🧾 Mã số thuế: 0109495505
• 📍  Địa chỉ: Số 2A, ngõ 84 Chùa Láng, Phường Láng, TP. Hà Nội
• 📞 Hotline/Zalo:  038 330 3663 – 0975 587 586
• 📧 Email: ketoan@vnconnect.vn

Các bạn có thể tham khảo các bài viết liên quan:

Quy trình dịch vụ kế toán thuế trọn gói từ A đến Z cho doanh nghiệp

So sánh kế toán nội bộ với kế toán thuê ngoài: Ưu nhược điểm & lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp