Kế Toán VnConnectĐến hẹn lại lên, mỗi dịp cuối năm, doanh nghiệp và cá nhân có thu nhập chịu thuế đều bước vào “mùa” quyết toán thuế – một nhiệm vụ bắt buộc nhưng không ít rắc rối. Dù đã có phần mềm hỗ trợ và quy định rõ ràng, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ mẫu hồ sơ quyết toán thuế cần những gì, cách điền ra sao, và nộp như thế nào cho đúng chuẩn.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từ A đến Z cách lập một bộ hồ sơ quyết toán thuế hoàn chỉnh – bao gồm thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) – theo đúng quy định mới nhất tại Thông tư 80/2021/TT-BTC. Với sự đồng hành từ đội ngũ chuyên gia thuế tại VNCONNECT CONSULTING AND ACCOUNTING SERVICES COMPANY LIMITED, bạn sẽ hoàn toàn yên tâm với mọi thủ tục quyết toán – nhanh chóng, chính xác và đúng luật.
1. Hồ sơ quyết toán thuế là gì?
1.1 Khái niệm và vai trò của hồ sơ quyết toán
Hồ sơ quyết toán thuế là tập hợp các biểu mẫu, tài liệu, chứng từ và báo cáo mà người nộp thuế (cá nhân hoặc doanh nghiệp) cần nộp cho cơ quan thuế để xác định số thuế thực tế phải nộp trong năm tài chính. Đây là bước cuối cùng trong chu trình thuế hàng năm nhằm tổng hợp toàn bộ thu nhập, chi phí, thuế đã tạm nộp và số thuế còn phải nộp hoặc được hoàn lại.
Việc lập hồ sơ quyết toán đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp, cá nhân tuân thủ pháp luật, mà còn tránh được các rủi ro bị xử phạt hành chính hoặc bị thanh tra thuế trong tương lai.
1.2 Phân loại hồ sơ theo loại thuế: TNDN và TNCN
- Hồ sơ quyết toán thuế TNDN: Dành cho tổ chức, doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp… với biểu mẫu chính là 03/TNDN, kèm theo các phụ lục.
- Hồ sơ quyết toán thuế TNCN: Dành cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công, tự quyết toán hoặc do doanh nghiệp quyết toán thay. Biểu mẫu sử dụng là 02/QTT-TNCN.
2. Mẫu hồ sơ quyết toán thuế TNDN mới nhất (03/TNDN)
2.1 Cấu trúc mẫu 03/TNDN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC
Mẫu 03/TNDN là biểu mẫu quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp được ban hành theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2021 trở đi. Mẫu này được lập theo phương pháp doanh thu – chi phí và yêu cầu doanh nghiệp báo cáo đầy đủ về:
- Doanh thu phát sinh trong kỳ
- Chi phí hợp lý, hợp lệ
- Lợi nhuận tính thuế
- Thuế TNDN tạm nộp và còn phải nộp
- Thông tin về ngành nghề kinh doanh có tỷ lệ lợi nhuận cao nhất
2.2 Các phụ lục kèm theo
Để hoàn thiện hồ sơ quyết toán, doanh nghiệp phải đính kèm các phụ lục sau:
– Phụ lục kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (PL 03-1A/TNDN)
Chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập chịu thuế, miễn giảm nếu có.
– Phụ lục chuyển lỗ (PL 03-2A/TNDN)
Thống kê khoản lỗ từ các năm trước được bù trừ vào thu nhập hiện tại.
– Phụ lục ưu đãi thuế TNDN (PL 03-3A/TNDN)
Dành cho doanh nghiệp có chính sách ưu đãi thuế như ở vùng khó khăn, đầu tư công nghệ cao…
2.3 Hướng dẫn cách điền mẫu 03/TNDN
Việc điền biểu mẫu 03/TNDN có thể thực hiện trên phần mềm HTKK của Tổng cục Thuế. Một số lưu ý quan trọng khi điền mẫu:
- Điền chính xác kỳ tính thuế (từ ngày/tháng/năm đến ngày/tháng/năm)
- Khai đúng ngành nghề chính và tỷ lệ lợi nhuận
- Thông tin mã số thuế, tên doanh nghiệp phải khớp với đăng ký kinh doanh
- Kiểm tra kỹ số thuế tạm nộp trong năm để tránh chênh lệch lớn
Lưu ý: Hồ sơ phải được đại diện pháp luật hoặc người ủy quyền ký xác nhận và đóng dấu trước khi nộp.
2.4 Lưu ý khi lập hồ sơ TNDN
Chuyên gia tại VNCONNECT khuyến nghị các doanh nghiệp lưu ý những điểm sau để tránh sai sót khi lập hồ sơ:
- Không sử dụng chi phí không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ
- Đảm bảo đầy đủ báo cáo tài chính năm kèm theo
- Nộp hồ sơ đúng thời hạn – thường là ngày 31/3 năm sau (trừ trường hợp đặc biệt)
- Luôn kiểm tra dữ liệu giữa các phụ lục để đảm bảo khớp số liệu
3. Mẫu hồ sơ quyết toán thuế TNCN (02/QTT-TNCN)
3.1 Đối tượng áp dụng
Theo quy định, mẫu 02/QTT-TNCN áp dụng cho:
- Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công
- Cá nhân có thu nhập từ nhiều nơi hoặc có khoản được miễn giảm
- Doanh nghiệp quyết toán thay cho người lao động
3.2 Nội dung của mẫu 02/QTT-TNCN
Mẫu 02/QTT-TNCN gồm các phần chính:
- Thông tin cá nhân người nộp thuế: Họ tên, mã số thuế, số CMND/CCCD
- Thu nhập chịu thuế và miễn giảm
- Thuế TNCN đã tạm nộp
- Khoản hoàn thuế hoặc nộp thêm
3.3 Các phụ lục cần kèm theo
– Phụ lục người phụ thuộc (PL 02-1/BK-QTT-TNCN)
Liệt kê đầy đủ thông tin người phụ thuộc hợp lệ trong năm.
– Phụ lục chi tiết thu nhập chịu thuế (PL 02-2/BK-QTT-TNCN)
Chi tiết các khoản thu nhập đã nhận được từ các đơn vị chi trả.
3.4 Cách điền mẫu và nộp TNCN cá nhân
Cá nhân có thể tự điền mẫu và nộp hồ sơ quyết toán qua cổng thuedientu.gdt.gov.vn. Các bước bao gồm:
- Đăng ký tài khoản cá nhân
- Tải mẫu quyết toán 02/QTT-TNCN và điền đầy đủ thông tin
- Đính kèm phụ lục người phụ thuộc và thu nhập
- Ký xác nhận và gửi hồ sơ trực tuyến
Trong trường hợp doanh nghiệp quyết toán thay, người lao động chỉ cần ký xác nhận bản mềm/hardcopy trước khi doanh nghiệp nộp hồ sơ hợp lệ.
4. Các chứng từ và tài liệu bắt buộc trong hồ sơ quyết toán
4.1 Biên lai nộp thuế và giấy nộp tiền
Đây là chứng từ quan trọng giúp xác minh số thuế đã tạm nộp trong năm. Biên lai nộp tiền vào ngân sách nhà nước được lấy từ hệ thống Etax hoặc ngân hàng/tổ chức trung gian thanh toán thuế. Cần lưu giữ và nộp kèm bản scan/hình ảnh rõ ràng trong hồ sơ điện tử.
4.2 Báo cáo tài chính năm
Đối với doanh nghiệp, báo cáo tài chính năm là tài liệu bắt buộc và được sử dụng để kiểm tra tính chính xác của hồ sơ quyết toán thuế. Gồm:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả kinh doanh
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
4.3 Hóa đơn, sổ sách kế toán liên quan
Đây là tập hợp các chứng từ kế toán ghi nhận các khoản chi phí, doanh thu, thu nhập chịu thuế… Việc lưu giữ đầy đủ hóa đơn và ghi chép sổ sách đúng quy định sẽ là cơ sở hợp pháp để tính thuế.
5. Quy trình lập và nộp hồ sơ quyết toán thuế
5.1 Chuẩn bị hồ sơ
Trước khi bắt đầu lập hồ sơ, doanh nghiệp và cá nhân cần tập hợp đủ các biểu mẫu, phụ lục và chứng từ liên quan như đã trình bày ở trên. Việc rà soát dữ liệu trong suốt năm tài chính giúp đảm bảo hồ sơ đầy đủ và chính xác.
5.2 Sử dụng phần mềm HTKK/Etax để kê khai
Hiện nay, việc kê khai quyết toán thuế chủ yếu được thực hiện qua:
- Phần mềm HTKK: Miễn phí từ Tổng cục Thuế, dùng để nhập liệu và kết xuất file XML.
- Cổng Etax: Nơi doanh nghiệp/cá nhân nộp hồ sơ quyết toán và tra cứu kết quả.
5.3 Cách nộp hồ sơ điện tử và in bản giấy
Sau khi hoàn thành mẫu hồ sơ trên phần mềm, người nộp thuế thực hiện:
- Đăng nhập https://thuedientu.gdt.gov.vn
- Tải lên file XML hồ sơ
- Ký điện tử và gửi tờ khai
- Nhận biên nhận hồ sơ điện tử
Đối với trường hợp cần bản giấy (cá nhân không có chữ ký số), có thể in ra, ký tay, và nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế.
5.4 Thời hạn nộp hồ sơ theo quy định
Theo Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế là:
- Doanh nghiệp: Chậm nhất ngày 31/3 năm sau
- Cá nhân tự quyết toán: Chậm nhất ngày 30/4 năm sau
6. Một số lưu ý & lỗi thường gặp khi quyết toán thuế
6.1 Sai sót phổ biến khi điền biểu mẫu
Theo thống kê từ Tổng cục Thuế, các lỗi thường gặp gồm:
- Sai mã số thuế hoặc thông tin người nộp
- Thiếu phụ lục bắt buộc
- Kê sai doanh thu hoặc chi phí làm chênh lệch số thuế phải nộp
6.2 Cách xử lý khi bị sai/thiếu hồ sơ
Trường hợp phát hiện sai sót sau khi đã nộp hồ sơ, doanh nghiệp/cá nhân có thể:
- Lập tờ khai bổ sung trên HTKK
- Nộp lại bản điều chỉnh qua Etax
- Gửi văn bản giải trình nếu cần
6.3 Trường hợp doanh nghiệp không phát sinh thu nhập
Dù không có doanh thu hoặc lợi nhuận, doanh nghiệp vẫn phải nộp hồ sơ quyết toán và báo cáo tài chính theo quy định. Tránh tình trạng bị xử phạt vì không nộp đúng hạn.
7. Tải biểu mẫu hồ sơ quyết toán mới nhất
7.1 Tải biểu mẫu 03/TNDN (TNDN)
Bạn có thể tải mẫu quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp tại đây: www.gdt.gov.vn hoặc thông qua phần mềm HTKK phiên bản mới nhất.
7.2 Tải biểu mẫu 02/QTT-TNCN (TNCN)
Biểu mẫu cá nhân được cung cấp trên cổng thuedientu.gdt.gov.vn. Ngoài ra, các hướng dẫn chi tiết cũng có tại website chính thức của Tổng cục Thuế.
8. Dịch vụ lập & nộp hồ sơ quyết toán thuế tại VNCONNECT
8.1 Tư vấn chuyên sâu – đúng luật – đúng thời hạn
VNCONNECT CONSULTING AND ACCOUNTING SERVICES COMPANY LIMITED là đơn vị tiên phong cung cấp dịch vụ quyết toán thuế trọn gói. Với đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm, VNCONNECT cam kết:
- Soát xét và lập hồ sơ đúng chuẩn pháp luật
- Hạn chế tối đa rủi ro thanh tra thuế
- Bảo mật thông tin tuyệt đối
8.2 Hotline hỗ trợ 24/7: 0383303663 – 0975587586
Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí, kiểm tra hồ sơ và hỗ trợ giải quyết mọi thắc mắc liên quan đến quyết toán thuế.
8.3 Ưu đãi cho doanh nghiệp mới thành lập
Doanh nghiệp mới thành lập trong năm sẽ được giảm 20% phí dịch vụ quyết toán lần đầu khi đăng ký tại VNCONNECT.
9. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
9.1 Không có thu nhập có cần quyết toán không?
Có. Dù không phát sinh thu nhập, doanh nghiệp vẫn phải lập và nộp hồ sơ quyết toán theo quy định để tránh bị phạt vi phạm hành chính.
9.2 Có bắt buộc dùng phần mềm HTKK không?
Không bắt buộc, nhưng Tổng cục Thuế khuyến khích sử dụng HTKK để đồng bộ và kiểm soát dữ liệu chính xác. Các doanh nghiệp vẫn có thể khai trên Etax trực tiếp.
9.3 Có thể ủy quyền cho công ty dịch vụ không?
Hoàn toàn có thể. Người nộp thuế có thể ủy quyền cho các công ty dịch vụ như VNCONNECT đại diện quyết toán và làm việc với cơ quan thuế, đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Kết luận
Việc nắm vững và chuẩn bị đầy đủ mẫu hồ sơ quyết toán thuế không chỉ giúp doanh nghiệp và cá nhân tuân thủ pháp luật mà còn là nền tảng để tối ưu chi phí và tránh rủi ro. Trong bối cảnh quy định thuế ngày càng chặt chẽ, lựa chọn đơn vị đồng hành uy tín như VNCONNECT sẽ giúp bạn an tâm hơn bao giờ hết.
Hãy để lại thông tin hoặc liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 0383303663 – 0975587586 để được hỗ trợ miễn phí và tận tâm!