Trong hoạt động sản xuất – kinh doanh, hoàn thuế là một phần quan trọng giúp doanh nghiệp và cá nhân lấy lại phần thuế nộp thừa hoặc được miễn giảm theo quy định. Tuy nhiên, để được hoàn thuế đúng quy trình và nhanh chóng, việc chuẩn bị hồ sơ hoàn thuế đầy đủ, chính xác là yếu tố tiên quyết. 

Vậy hồ sơ hoàn thuế gồm những gì? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ từng loại hồ sơ theo từng tình huống cụ thể, từ hoàn thuế giá trị gia tăng (GTGT) đến thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

1. Hồ sơ hoàn thuế là gì?

1.1. Khái niệm hồ sơ hoàn thuế

Hồ sơ hoàn thuế là tập hợp các tài liệu, văn bản và chứng từ do người nộp thuế lập và nộp cho cơ quan thuế nhằm yêu cầu hoàn lại số tiền thuế đã nộp hoặc được miễn, giảm theo quy định pháp luật thuế. Đây là bước quan trọng trong thủ tục hoàn thuế, thể hiện đầy đủ căn cứ pháp lý và tài liệu chứng minh quyền được hoàn thuế.

1.2. Căn cứ pháp lý quy định về hồ sơ hoàn thuế

• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14;
• Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế;
• Các văn bản hướng dẫn của Tổng cục Thuế và Bộ Tài chính.

1.3. Các trường hợp được hoàn thuế

Theo quy định hiện hành, người nộp thuế có thể được hoàn thuế trong các trường hợp:

1. Nộp thừa tiền thuế do nhầm lẫn hoặc sai sót;
2. Doanh nghiệp có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu đủ điều kiện được hoàn thuế GTGT;
3. Dự án đầu tư đủ điều kiện được hoàn thuế;
4. Người lao động có số thuế thu nhập cá nhân đã nộp cao hơn nghĩa vụ thực tế;
5. Doanh nghiệp giải thể, chuyển nhượng, phá sản còn số dư thuế;
6. Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.

2. Phân loại hồ sơ hoàn thuế theo quy trình kiểm tra

2.1. Hồ sơ hoàn thuế theo diện kiểm tra trước, hoàn thuế sau

Đây là quy trình dành cho các trường hợp có yếu tố rủi ro cao về thuế hoặc mới phát sinh hoàn thuế lần đầu. Hồ sơ hoàn thuế thuộc diện này sẽ được cơ quan thuế kiểm tra kỹ trước khi ra quyết định hoàn tiền.

Các trường hợp áp dụng:

• Doanh nghiệp có yêu cầu hoàn thuế lần đầu;
• Doanh nghiệp từng bị xử lý vi phạm về thuế trong 2 năm gần nhất;
• Các doanh nghiệp giải thể, phá sản, ngừng hoạt động;
• Hoàn thuế liên quan đến hàng hóa xuất khẩu có nghi vấn gian lận;
• Thanh toán không qua ngân hàng theo quy định.

Quy trình kiểm tra:

1. Tiếp nhận hồ sơ hoàn thuế;
2. Thực hiện kiểm tra thực tế, đối chiếu chứng từ;
3. Lập biên bản kết quả kiểm tra;
4. Ra quyết định hoàn thuế (nếu đủ điều kiện).

2.2. Hồ sơ hoàn thuế theo diện hoàn trước, kiểm tra sau

Đây là phương án áp dụng với doanh nghiệp có mức độ tuân thủ pháp luật thuế cao. Sau khi nộp hồ sơ hợp lệ, người nộp thuế có thể được hoàn trước và cơ quan thuế sẽ kiểm tra sau.

Điều kiện áp dụng:

• Không vi phạm pháp luật về thuế trong 2 năm gần nhất;
• Không nợ thuế hoặc nợ không quá hạn;
• Đáp ứng yêu cầu về chứng từ thanh toán qua ngân hàng;
• Có hệ thống kế toán, sổ sách rõ ràng.

Lưu ý: Mặc dù được hoàn trước, doanh nghiệp vẫn cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ để phục vụ kiểm tra sau hoàn thuế.

3. Hồ sơ hoàn thuế GTGT (Giá trị gia tăng) gồm những gì?

3.1. Trường hợp hoàn thuế GTGT đối với hàng hóa xuất khẩu

Đây là một trong những trường hợp phổ biến và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số hồ sơ hoàn thuế GTGT. Hồ sơ hoàn thuế bao gồm:

• Văn bản đề nghị hoàn thuế GTGT: Theo mẫu số 01/HT-TT tại Thông tư 80/2021/TT-BTC;
• Hợp đồng xuất khẩu: Có chữ ký và đóng dấu hợp pháp;
• Hóa đơn GTGT: Giao cho bên mua nước ngoài;
• Tờ khai hải quan: Đã thông quan, đúng tên hàng và trị giá;
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng: Đúng thông tin trên hợp đồng và hóa đơn;
• Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ xuất khẩu: Theo quy định tại Phụ lục I, Thông tư 80.

3.2. Hồ sơ hoàn thuế GTGT cho dự án đầu tư

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc đầu tư mở rộng có dự án đủ điều kiện hoàn thuế, hồ sơ cần có:

• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư;
• Giấy phép xây dựng (nếu có);
• Hợp đồng, hóa đơn đầu vào liên quan đến hoạt động đầu tư;
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng;
• Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành (nếu có);
• Báo cáo tiến độ đầu tư tính đến thời điểm đề nghị hoàn thuế.

Ví dụ: Công ty TNHH ABC đầu tư nhà máy sản xuất tại Bình Dương với tổng vốn 50 tỷ đồng. Trong giai đoạn đầu tư, công ty phát sinh các khoản chi phí mua sắm máy móc, xây dựng nhà xưởng và thuê chuyên gia kỹ thuật nước ngoài. Tất cả đều thanh toán qua ngân hàng, có hóa đơn hợp lệ. Công ty có thể làm hồ sơ hoàn thuế GTGT cho phần đầu tư này.

4. Hồ sơ hoàn thuế thu nhập cá nhân gồm những gì?

4.1. Đối tượng được hoàn thuế TNCN

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và đã nộp thuế thu nhập cá nhân trong năm tài chính nhưng có số thuế nộp lớn hơn số thuế phải nộp theo quyết toán có quyền làm hồ sơ xin hoàn thuế. Bao gồm:

• Cá nhân cư trú có mã số thuế;
• Cá nhân có ủy quyền quyết toán qua công ty;
• Cá nhân tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế.

4.2. Các loại giấy tờ cần chuẩn bị

Tuỳ thuộc vào cách thực hiện (ủy quyền hay trực tiếp), hồ sơ hoàn thuế TNCN sẽ khác nhau. Tuy nhiên, các giấy tờ thường bao gồm:

• Văn bản đề nghị hoàn thuế: Cá nhân điền mẫu đơn theo mẫu của Tổng cục Thuế;
• Giấy ủy quyền (nếu ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập): Kèm theo hợp đồng lao động;
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN: Mẫu 02/CK-TNCN (phiếu xác nhận đã nộp thuế);
• Tờ khai quyết toán thuế TNCN (Mẫu 02/QTT-TNCN): Nếu quyết toán trực tiếp;
• Bản sao CMND/CCCD, số tài khoản ngân hàng nhận hoàn thuế.

Lưu ý: Trường hợp cá nhân có số thuế hoàn nhỏ (<50.000đ), có thể không cần nộp đơn đề nghị hoàn mà hệ thống thuế sẽ tự đối chiếu để bù trừ kỳ sau.

5. Mẫu hồ sơ hoàn thuế mới nhất và cách điền

5.1. Mẫu số 01/HT-TT (Thông tư 80/2021/TT-BTC)

Mẫu 01/HT-TT là biểu mẫu chuẩn được Bộ Tài chính quy định để doanh nghiệp/cá nhân lập hồ sơ hoàn thuế. Mẫu này áp dụng cho hầu hết các trường hợp hoàn thuế và có thể nộp qua cổng thông tin điện tử.

5.2. Hướng dẫn chi tiết cách điền mẫu

• Mục người nộp thuế: Ghi đầy đủ tên, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại;
• Mục lý do hoàn thuế: Chọn đúng trường hợp hoàn như hoàn thuế GTGT, TNCN, nộp thừa;
• Tài khoản nhận hoàn: Ghi chính xác số tài khoản và tên ngân hàng thụ hưởng;
• Số tiền hoàn đề nghị: Ghi đúng số tiền mong muốn hoàn, có đối chiếu với hệ thống kê khai;
• Ký tên, đóng dấu (đối với doanh nghiệp): Không ký là hồ sơ không hợp lệ.

5.3. Những lỗi thường gặp khi kê khai

• Ghi sai mã số thuế hoặc sai số tài khoản;
• Không đính kèm đủ chứng từ theo yêu cầu từng loại thuế;
• Gửi hồ sơ chậm so với thời hạn quy định;
• Sử dụng mẫu không còn hiệu lực.

6. Cách nộp hồ sơ hoàn thuế và thời gian xử lý

6.1. Nộp hồ sơ hoàn thuế ở đâu?

Người nộp thuế có thể nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp (Chi cục hoặc Cục thuế tỉnh/thành phố). Trong trường hợp nộp hồ sơ điện tử, có thể thực hiện qua:

• Cổng thông tin của Tổng cục Thuế: thuedientu.gdt.gov.vn;
• Phần mềm HTKK hoặc phần mềm kế toán tích hợp chữ ký số;
• Trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc qua bưu điện có xác nhận.

6.2. Nộp qua Cổng thông tin điện tử ngành Thuế

Nộp hồ sơ điện tử giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Tuy nhiên, cần đảm bảo:

• Hồ sơ định dạng PDF, XML đúng quy cách;
• Có chữ ký số hợp lệ;
• Hệ thống khai báo thuế điện tử hoạt động ổn định.

6.3. Thời gian giải quyết hồ sơ hoàn thuế

Theo quy định tại Điều 74, Luật Quản lý thuế:

7. Một số lưu ý quan trọng để hồ sơ được chấp nhận

• Luôn kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của từng chứng từ;
• Lưu trữ hồ sơ điện tử đúng thời gian tối thiểu 10 năm;
• Thanh toán không dùng tiền mặt là điều kiện bắt buộc với hoàn thuế GTGT;
• Thường xuyên theo dõi phản hồi từ cơ quan thuế để bổ sung hồ sơ nếu cần.

8. Dịch vụ hỗ trợ hoàn thuế trọn gói của VNCONNECT

8.1. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ của VNCONNECT

• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ đúng quy định pháp luật;
• Thay mặt khách hàng làm việc trực tiếp với cơ quan thuế;
• Rút ngắn thời gian hoàn thuế, giảm rủi ro bị từ chối;
• Cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin tài chính – kế toán.

8.2. Cam kết chuyên nghiệp và tận tâm

“Chúng tôi – VNCONNECT CONSULTING AND ACCOUNTING SERVICES COMPANY LIMITED – là đối tác đáng tin cậy trong lĩnh vực kế toán, tài chính và thuế, cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trên mọi bước phát triển.”

8.3. Thông tin liên hệ

• 🏢 CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KẾ TOÁN VNCONNECT
• 🧾 Mã số thuế: 0109495505
• 📍  Địa chỉ: Số 2A, ngõ 84 Chùa Láng, Phường Láng, TP. Hà Nội
• 📞 Hotline/Zalo:  038 330 3663 – 0975 587 586
• 📧 Email: ketoan@vnconnect.vn 

9. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

9.1. Hồ sơ hoàn thuế có cần bản gốc không?

Tuỳ từng trường hợp, nhưng thường là bản sao y chứng thực hoặc bản scan có chữ ký số. Cơ quan thuế sẽ yêu cầu bản gốc nếu cần kiểm tra sâu.

9.2. Có thể ủy quyền người khác nộp hồ sơ hoàn thuế?

Được phép, nhưng phải kèm theo giấy ủy quyền hợp pháp và giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.

9.3. Mất hóa đơn GTGT có được hoàn thuế không?

Không. Hóa đơn là căn cứ pháp lý chính để hoàn thuế GTGT. Nếu mất hóa đơn, rất khó chứng minh tính hợp lệ.

Việc hiểu rõ hồ sơ hoàn thuế gồm những gì không chỉ giúp doanh nghiệp và cá nhân tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tránh được các rủi ro bị từ chối hoàn thuế. Dù là thuế GTGT, TNCN hay các trường hợp nộp thừa, việc chuẩn bị đúng, đủ hồ sơ là bước đầu tiên quan trọng nhất trong hành trình hoàn thuế.

Hãy để VNCONNECT trở thành người bạn đồng hành đáng tin cậy của bạn trong quá trình xử lý thủ tục hoàn thuế – nhanh chóng, chuyên nghiệp và hiệu quả!