Giải trình với cơ quan thuế là một trong những tình huống phổ biến mà hầu hết các doanh nghiệp đều phải đối mặt trong suốt quá trình hoạt động. Dù là doanh nghiệp mới thành lập hay đã hoạt động lâu năm, việc bị yêu cầu giải trình do sai sót hoặc sự khác biệt số liệu luôn là một áp lực lớn với đội ngũ kế toán. 

Vậy khi nhận được thông báo giải trình từ cơ quan thuế, bạn cần làm gì? Bài viết sau đây từ VNCONNECT CONSULTING AND ACCOUNTING SERVICES COMPANY LIMITED sẽ hướng dẫn bạn từng bước cụ thể, từ lý do bị mời lên cơ quan thuế, cách chuẩn bị hồ sơ, đến mẫu công văn giải trình đúng chuẩn.

1. Giải trình với cơ quan thuế là gì?

1.1. Định nghĩa và mục đích của việc giải trình

Giải trình với cơ quan thuế là quá trình doanh nghiệp hoặc cá nhân cung cấp lời giải thích, lý do hoặc bằng chứng cụ thể nhằm làm rõ các vấn đề về thuế theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế. Mục tiêu là minh bạch hóa thông tin, chứng minh tính hợp lý và hợp pháp của các số liệu đã kê khai trong hồ sơ thuế.

1.2. Khi nào doanh nghiệp cần giải trình thuế?

• Doanh nghiệp nhận được thông báo mời làm việc từ cơ quan thuế do phát hiện bất thường.
• Khi thực hiện quyết toán thuế cuối năm và số liệu có sự chênh lệch hoặc sai sót.
• Khi bị thanh tra, kiểm tra thuế đột xuất hoặc định kỳ.
• Sau khi bổ sung, điều chỉnh tờ khai thuế mà không kèm theo công văn giải trình cụ thể.

1.3. Các loại giải trình phổ biến

Dưới đây là một số trường hợp thường gặp khi doanh nghiệp phải giải trình:

• Giải trình thuế TNCN: liên quan đến khoản chi trả lương, thu nhập chịu thuế, khấu trừ sai lệch.
• Giải trình thuế GTGT: khi có hóa đơn đầu vào đầu ra bất thường, bị loại trừ hoặc không được khấu trừ.
• Giải trình tờ khai bổ sung: khi điều chỉnh tờ khai thuế dẫn đến thay đổi số thuế phải nộp.

2. Nguyên nhân khiến doanh nghiệp bị yêu cầu giải trình

2.1. Khai sai, khai thiếu hoặc bất hợp lý trong hồ sơ thuế

Đây là nguyên nhân phổ biến nhất. Doanh nghiệp có thể vô tình khai sai doanh thu, chi phí hoặc không đầy đủ chứng từ hợp lệ. Ví dụ, kê khai chi phí lương nhưng không có hợp đồng lao động kèm theo, hoặc kê khai thuế GTGT nhưng hóa đơn bị sai thông tin người bán.

2.2. Có sự chênh lệch với dữ liệu cơ quan thuế nắm giữ

Thông qua hệ thống dữ liệu điện tử, cơ quan thuế có thể đối chiếu thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, như hóa đơn điện tử, báo cáo tài chính nộp qua mạng, thông tin từ ngân hàng hoặc từ đối tác kinh doanh. Sự chênh lệch giữa tờ khai và dữ liệu họ thu thập được có thể khiến bạn bị gọi giải trình.

2.3. Bị chọn kiểm tra ngẫu nhiên hoặc theo kế hoạch

Hằng năm, cơ quan thuế sẽ lên kế hoạch thanh tra – kiểm tra định kỳ theo từng ngành nghề, khu vực. Một số doanh nghiệp dù hoạt động minh bạch vẫn có thể được chọn ngẫu nhiên, đặc biệt khi doanh thu lớn, hoặc có thay đổi đột biến.

2.4. Bị tố cáo, phản ánh hoặc nghi ngờ gian lận thuế

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp bị tố cáo ẩn doanh thu, mua bán hóa đơn, khai khống chi phí… Các hành vi này khiến cơ quan thuế bắt buộc phải vào cuộc để làm rõ. Việc giải trình khi đó sẽ khó khăn và đòi hỏi có chứng cứ rõ ràng để bảo vệ doanh nghiệp.

3. Quy trình làm việc với cơ quan thuế khi bị yêu cầu giải trình

3.1. Nhận thông báo từ cơ quan thuế

Thông báo có thể được gửi qua thư điện tử, hệ thống eTax, hoặc bằng văn bản giấy. Thông báo thường nêu rõ nội dung cần giải trình, thời gian và địa điểm làm việc, danh sách hồ sơ cần mang theo.

3.2. Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và công văn giải trình

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng là yếu tố then chốt để buổi làm việc diễn ra thuận lợi. Hồ sơ bao gồm:

• Bản sao tờ khai thuế liên quan (TNCN, GTGT, TNDN,…)
• Hóa đơn, chứng từ gốc
• Sổ sách kế toán
• Hợp đồng kinh tế, bảng lương, bảng kê, biên bản giao hàng, nghiệm thu…
• Công văn giải trình chi tiết

3.3. Trình bày nội dung giải trình tại buổi làm việc

Doanh nghiệp cần cử người nắm rõ nghiệp vụ kế toán và các chứng từ liên quan để trình bày trước cán bộ thuế. Nội dung cần rõ ràng, mạch lạc và có dẫn chứng cụ thể. Thái độ hợp tác và minh bạch cũng là yếu tố ghi điểm.

3.4. Phản hồi kết luận và thực hiện nghĩa vụ bổ sung (nếu có)

Sau buổi làm việc, cơ quan thuế sẽ đưa ra kết luận bằng văn bản. Nếu hồ sơ được chấp nhận, doanh nghiệp không cần làm gì thêm. Nếu phát hiện sai phạm, có thể bị yêu cầu điều chỉnh tờ khai, nộp bổ sung thuế hoặc bị xử phạt hành chính.

4. Hồ sơ và tài liệu cần chuẩn bị khi giải trình

4.1. Công văn giải trình

Đây là tài liệu quan trọng giúp bạn làm rõ vấn đề trước cơ quan thuế. Công văn cần thể hiện rõ:

• Lý do giải trình
• Vấn đề cần làm rõ
• Số liệu, bằng chứng kèm theo
• Cam kết và đề xuất của doanh nghiệp

4.2. Tờ khai, hóa đơn, sổ sách kế toán có liên quan

Ví dụ nếu bị yêu cầu giải trình thuế GTGT, cần cung cấp hóa đơn đầu vào/đầu ra, bảng kê, tờ khai mẫu 01/GTGT. Nếu giải trình thuế TNCN thì phải có bảng lương, chứng từ chi trả, mã số thuế của người lao động,…

4.3. Các tài liệu chứng minh nghiệp vụ phát sinh thực tế

Các hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng hóa, bảng định mức, bảng nghiệm thu, phiếu thu – chi là cơ sở để chứng minh nghiệp vụ phát sinh là có thật, đúng quy định.

4.4. Văn bản xác minh, đối chiếu với bên thứ ba (nếu có)

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể cần bổ sung văn bản xác nhận từ đối tác, hoặc bản đối chiếu công nợ, giao dịch, để tăng tính thuyết phục của giải trình.

5. Mẫu công văn giải trình với cơ quan thuế mới nhất

5.1. Cách soạn thảo công văn chuẩn

Công văn giải trình cần được trình bày chuyên nghiệp, ngắn gọn, đầy đủ nội dung và căn cứ pháp lý. Một công văn đúng chuẩn nên bao gồm các yếu tố sau:

• Tiêu đề công văn: “Công văn giải trình…”
• Thông tin người gửi: Tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ
• Thông tin người nhận: Chi cục/Chi cục Thuế quản lý trực tiếp
• Nội dung giải trình: Trình bày vấn đề cụ thể, nêu rõ nguyên nhân, giải pháp, dẫn chứng chứng từ liên quan
• Cam kết: Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính trung thực, hợp pháp của giải trình
• Ngày tháng, chữ ký và đóng dấu

5.2. Mẫu công văn giải trình thuế TNCN

Dưới đây là hình ảnh minh họa mẫu công văn giải trình thuế thu nhập cá nhân mới nhất:

Bạn có thể sử dụng mẫu này cho các trường hợp như khấu trừ thiếu, khai sai thông tin người lao động, hoặc chi trả thu nhập không đúng kỳ.

5.3. Mẫu công văn bổ sung tờ khai thuế

Trường hợp bạn đã nộp tờ khai thuế nhưng sau đó phát hiện sai sót, cần bổ sung lại và nộp kèm công văn giải trình. Mẫu công văn này nên đính kèm bảng kê đối chiếu và tờ khai mới để thể hiện tính minh bạch.

5.4. Tải mẫu công văn bản mềm

Bạn có thể tải mẫu công văn giải trình thuế TNCN và GTGT dưới dạng Word hoặc PDF tại đây:

• Tải mẫu công văn giải trình thuế TNCN (.doc)
• Tải mẫu công văn bổ sung tờ khai GTGT (.pdf)

6. Kinh nghiệm làm việc hiệu quả với cơ quan thuế

6.1. Giữ thái độ hợp tác, chủ động và minh bạch

Sự hợp tác và thái độ nghiêm túc sẽ tạo ấn tượng tích cực với cán bộ thuế. Doanh nghiệp nên chủ động cung cấp tài liệu, giải thích rõ ràng, tránh vòng vo hoặc thiếu trách nhiệm.

6.2. Nhờ đến đơn vị tư vấn thuế uy tín

Hợp tác với công ty tư vấn như VNCONNECT giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và có hướng xử lý linh hoạt nhờ vào kinh nghiệm chuyên sâu và sự am hiểu pháp luật thuế.

6.3. Tránh những sai lầm thường gặp khi giải trình

• Nộp công văn trễ so với thời hạn yêu cầu
• Công văn sơ sài, thiếu căn cứ pháp lý
• Không giữ lại bản sao hồ sơ đã nộp cho cơ quan thuế
• Cung cấp thông tin sai lệch hoặc mâu thuẫn

6.4. Lưu trữ hồ sơ và chứng từ đúng quy định

Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn, chứng từ, báo cáo tài chính, hợp đồng ít nhất 10 năm theo quy định tại Luật Kế toán và Luật Quản lý thuế. Việc lưu hồ sơ đầy đủ giúp bạn chủ động khi giải trình.

7. Dịch vụ hỗ trợ giải trình thuế tại VNCONNECT

7.1. Lợi ích khi thuê đơn vị tư vấn chuyên nghiệp

Việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi ích:

• Chuẩn hóa công văn và hồ sơ giải trình
• Hạn chế rủi ro bị phạt hoặc truy thu
• Tiết kiệm thời gian và nhân lực kế toán nội bộ
• Được tư vấn chiến lược tối ưu thuế hợp pháp

7.2. Quy trình hỗ trợ giải trình tại VNCONNECT

1. Tiếp nhận thông tin và hồ sơ từ khách hàng
2. Phân tích nội dung cần giải trình
3. Soạn công văn giải trình và tài liệu liên quan
4. Hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị và làm việc với cơ quan thuế
5. Hỗ trợ phản hồi và xử lý các yêu cầu phát sinh

7.3. Cam kết từ VNCONNECT

Chúng tôi cam kết:

• Hỗ trợ tận tâm và bảo mật thông tin tuyệt đối
• Tuân thủ đúng pháp luật và hướng dẫn của Tổng cục Thuế
• Giải quyết nhanh chóng, hiệu quả trong mọi tình huống

7.4. Thông tin liên hệ tư vấn miễn phí

Liên hệ VNCONNECT để được tư vấn miễn phí về giải trình thuế:

• 🏢 CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KẾ TOÁN VNCONNECT
• 🧾 Mã số thuế: 0109495505
• 📍 Địa chỉ: Số 2A, ngõ 84 Chùa Láng, Phường Láng, TP. Hà Nội
• 📞 Hotline/Zalo:  038 330 3663 – 0975 587 586
• 📧 Email: ketoan@vnconnect.vn 

8. Câu hỏi thường gặp khi giải trình với cơ quan thuế

8.1. Giải trình xong có bị xử phạt không?

Điều này tùy thuộc vào kết quả làm việc với cơ quan thuế. Nếu giải trình hợp lý và chứng từ đầy đủ, bạn sẽ không bị xử phạt. Trường hợp có sai sót, cơ quan thuế có thể ra quyết định xử phạt theo Luật Quản lý thuế.

8.2. Không đến giải trình có sao không?

Việc không đến làm việc theo đúng thời hạn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, hoặc cơ quan thuế sẽ ra quyết định xử lý dựa trên hồ sơ có sẵn, bất lợi cho doanh nghiệp.

8.3. Cơ quan thuế có thể truy thu bao nhiêu năm?

Theo Luật Quản lý thuế 2019, thời hiệu truy thu thuế là 10 năm nếu phát hiện hành vi khai sai nhưng không có dấu hiệu trốn thuế, và không giới hạn thời hiệu nếu có dấu hiệu gian lận.

8.4. Có nên đi cùng luật sư hoặc kế toán trưởng không?

Nên. Sự có mặt của người có chuyên môn giúp bạn trình bày chính xác, đúng trọng tâm và dễ dàng giải quyết các khúc mắc trong quá trình làm việc với cơ quan thuế.

9. Kết luận: Chủ động giải trình đúng cách – Giảm thiểu rủi ro pháp lý

9.1. Tóm tắt những lưu ý quan trọng

Giải trình thuế không phải là vấn đề quá nghiêm trọng nếu doanh nghiệp chủ động và chuẩn bị đầy đủ. Những điểm mấu chốt cần ghi nhớ:

• Nắm rõ lý do và nội dung cần giải trình
• Chuẩn bị hồ sơ hợp lệ, đầy đủ, đúng thời hạn
• Soạn thảo công văn chuyên nghiệp và chính xác
• Thái độ hợp tác và minh bạch là chìa khóa thành công

9.2. Lời khuyên từ chuyên gia VNCONNECT

“Đừng để giải trình thuế trở thành gánh nặng. Hãy xem đó là cơ hội để doanh nghiệp kiểm tra lại hệ thống kế toán – thuế của mình. Nếu có chuyên gia đồng hành, bạn sẽ biến áp lực thành lợi thế.” – Chuyên viên tư vấn thuế tại VNCONNECT

Nếu bạn đang gặp khó khăn khi giải trình với cơ quan thuế, đừng ngần ngại liên hệ với VNCONNECT – chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

Hãy gọi ngay Hotline/Zalo: 0383303663 – 0975587586 để được hỗ trợ miễn phí!