VnConnectBài viết này sẽ hướng dẫn bạn toàn bộ chứng từ kế toán cần chuẩn bị khi làm hồ sơ quyết toán thuế – từ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đến thuế doanh nghiệp – một cách chi tiết, dễ hiểu và cập nhật theo quy định mới nhất năm 2025. Hãy cùng VNCONNECT tìm hiểu để không bị động khi kỳ quyết toán thuế đến gần!
Việc quyết toán thuế là một phần không thể thiếu trong hoạt động tài chính của cá nhân và doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, không ít người vẫn lúng túng khi chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế cần thiết, dẫn đến sai sót, bị phạt, hoặc thậm chí bị cơ quan thuế kiểm tra đột xuất.
Giới thiệu về quyết toán thuế và vai trò của hồ sơ kế toán
Quyết toán thuế là gì?
Quyết toán thuế là quá trình kiểm tra, tổng hợp và xác định số thuế phải nộp thực tế của cá nhân hoặc tổ chức trong một năm tài chính. Việc này được thực hiện vào cuối năm hoặc theo yêu cầu của cơ quan thuế.
Trong quá trình quyết toán, người nộp thuế cần lập các tờ khai quyết toán và nộp cùng với các chứng từ liên quan để chứng minh tính chính xác của số liệu đã kê khai.
Vì sao cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trước khi quyết toán?
- Tránh bị phạt: Thiếu hoặc sai hồ sơ có thể dẫn đến bị phạt hành chính hoặc truy thu thuế.
- Tăng tính minh bạch: Một bộ hồ sơ rõ ràng giúp thể hiện sự minh bạch trong hoạt động tài chính.
- Dễ dàng đối chiếu, giải trình: Trong trường hợp cơ quan thuế yêu cầu giải trình, hồ sơ đầy đủ sẽ giúp bạn xử lý nhanh chóng.
Những rủi ro nếu thiếu hoặc sai sót hồ sơ khi quyết toán thuế
Không chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ có thể dẫn đến các hậu quả sau:
- Chậm trễ trong việc hoàn thuế (nếu có).
- Bị phạt do khai sai, khai thiếu hoặc không có chứng từ chứng minh.
- Bị thanh tra thuế đột xuất và phải giải trình trong thời gian ngắn.
Hồ sơ cần thiết khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Đối với cá nhân tự quyết toán
Nếu bạn là cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công, và không ủy quyền cho tổ chức chi trả quyết toán thay, bạn cần tự chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu 02/QTT-TNCN.
- Phụ lục kê khai người phụ thuộc (nếu có): mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN.
- Chứng từ khấu trừ thuế hoặc giấy xác nhận đã nộp thuế (trường hợp có nhiều nguồn thu nhập).
- Chứng từ chứng minh khoản giảm trừ như: hóa đơn đóng bảo hiểm nhân thọ, khoản đóng góp từ thiện, nuôi người phụ thuộc, chi phí khám chữa bệnh…
- Chứng từ nộp thuế ở nước ngoài (nếu có thu nhập từ nước ngoài).
Lưu ý: Hồ sơ cần được nộp trong thời hạn từ ngày 01/01 đến hết ngày 30/04 năm tiếp theo.
Đối với tổ chức chi trả thu nhập
Các doanh nghiệp, tổ chức có chi trả thu nhập cho người lao động sẽ phải thực hiện quyết toán thuế TNCN theo quy định. Hồ sơ bao gồm:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/QTT-TNCN.
- Các phụ lục chi tiết:
- 05-1/BK-QTT-TNCN: cá nhân cư trú có hợp đồng lao động.
- 05-2/BK-QTT-TNCN: cá nhân không cư trú, không có hợp đồng.
- 05-3/BK-QTT-TNCN: cá nhân có người phụ thuộc.
- Giấy ủy quyền quyết toán thay cho người lao động: mẫu 08/UQ-QTT-TNCN (nếu có).
Hồ sơ cần chuẩn bị khi quyết toán thuế doanh nghiệp
Các loại thuế doanh nghiệp phải quyết toán
Doanh nghiệp cần quyết toán các loại thuế chính sau:
- Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
- Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
- Thuế nhà thầu, thuế môn bài, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu phát sinh)
Các tờ khai thuế và báo cáo cần nộp
- Tờ khai quyết toán thuế TNDN: mẫu 03/TNDN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Báo cáo tài chính năm: bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
- Tờ khai thuế GTGT theo quý hoặc tháng
Chứng từ kế toán và sổ sách liên quan
- Hóa đơn đầu vào – đầu ra: đối chiếu với tờ khai thuế và báo cáo doanh thu.
- Sổ kế toán: bao gồm sổ cái, sổ chi tiết, nhật ký chung…
- Bảng kê khấu hao TSCĐ, bảng phân bổ chi phí trả trước, chi phí lãi vay…
- Biên bản kiểm kê hàng tồn kho và tài sản cố định.
Tài liệu hỗ trợ và chứng từ bổ sung cần chuẩn bị
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông tin pháp lý
Đây là các tài liệu cần thiết để cơ quan thuế xác minh thông tin pháp nhân của doanh nghiệp:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao công chứng).
- Giấy phép đầu tư (nếu có).
- Điều lệ công ty bản gốc hoặc bản sao có đóng dấu pháp nhân.
- CMND/CCCD của người đại diện pháp luật.
Hồ sơ lao động và tiền lương
Phục vụ việc đối chiếu chi phí tiền lương, bảo hiểm và khấu trừ thuế TNCN:
- Hợp đồng lao động của nhân viên.
- Bảng lương, bảng chấm công, phiếu chi lương.
- Chứng từ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.
Chứng từ vay, nợ và thanh toán công nợ
Để chứng minh các khoản chi phí lãi vay và nghĩa vụ thanh toán:
- Hợp đồng vay vốn và chứng từ thanh toán gốc + lãi.
- Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp.
- Bảng kê công nợ phải thu – phải trả.
Hồ sơ liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu
Nếu doanh nghiệp có giao dịch thương mại quốc tế, cần chuẩn bị:
- Tờ khai hải quan.
- Chứng từ thanh toán quốc tế.
- Hợp đồng xuất nhập khẩu.
- Vận đơn, phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại.
Những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế
Kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của chứng từ
Một số lỗi thường gặp như thiếu chữ ký, đóng dấu không đầy đủ, ngày tháng không trùng khớp… cần được rà soát kỹ để tránh bị loại trừ chi phí hoặc phạt hành chính.
Đối chiếu giữa sổ kế toán và tờ khai thuế
Hãy đảm bảo rằng các số liệu giữa sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và các tờ khai thuế khớp nhau. Điều này giúp hạn chế khả năng bị cơ quan thuế nghi ngờ sai sót.
Thời gian lưu trữ hồ sơ quyết toán
Theo quy định hiện hành, hồ sơ thuế phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Việc lưu giữ hồ sơ đầy đủ không chỉ để kiểm toán nội bộ mà còn phục vụ thanh kiểm tra của cơ quan nhà nước.
Giải trình khi có thanh tra thuế
Khi cơ quan thuế thanh tra, doanh nghiệp cần sẵn sàng cung cấp các hồ sơ quyết toán, bảng tính chi phí, giải trình nghiệp vụ kế toán… Một hồ sơ chuẩn chỉnh sẽ giúp quá trình kiểm tra diễn ra thuận lợi.
Dịch vụ hỗ trợ quyết toán thuế của VNCONNECT
Tổng quan dịch vụ
VNCONNECT là đối tác uy tín chuyên cung cấp giải pháp kế toán và thuế trọn gói cho doanh nghiệp tại Việt Nam. Dịch vụ quyết toán thuế tại VNCONNECT bao gồm:
- Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ thực tế của doanh nghiệp.
- Hoàn thiện tờ khai, báo cáo tài chính và chứng từ theo quy định.
- Đại diện giải trình, làm việc trực tiếp với cơ quan thuế khi cần.
Quy trình thực hiện
- Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng qua hotline/zalo.
- Đánh giá hồ sơ hiện tại và gửi danh sách chứng từ cần bổ sung.
- Soát xét chứng từ, lập báo cáo, kê khai và quyết toán.
- Bàn giao hồ sơ, tư vấn lưu trữ và hỗ trợ hậu quyết toán.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ tại VNCONNECT
- Tiết kiệm thời gian và nhân lực nội bộ.
- Đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật.
- Giảm rủi ro bị truy thu hoặc phạt do sai sót hồ sơ.
Liên hệ VNCONNECT: Hotline/Zalo 0383303663 – 0975587586 để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá dịch vụ chi tiết.
Câu hỏi thường gặp về hồ sơ quyết toán thuế (FAQ)
Cá nhân không có thu nhập thường xuyên có cần quyết toán thuế không?
Nếu tổng thu nhập trong năm vượt mức giảm trừ gia cảnh theo quy định (năm 2025 là 11 triệu đồng/tháng + 4,4 triệu/người phụ thuộc), bạn bắt buộc phải quyết toán thuế TNCN.
Nếu mất chứng từ gốc thì có thể quyết toán được không?
Việc mất chứng từ gốc có thể ảnh hưởng đến khả năng kê khai chi phí. Bạn cần xin cấp lại hóa đơn/chứng từ từ bên bán hoặc sử dụng bản sao có xác nhận hợp lệ nếu được cơ quan thuế chấp thuận.
Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế là khi nào?
Thường là trước ngày 30/4 năm tài chính kế tiếp. Với doanh nghiệp, thời hạn thường là ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ khi kết thúc năm tài chính.
Có thể nộp hồ sơ quyết toán thuế online không?
Có. Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp và cá nhân đều có thể nộp hồ sơ quyết toán qua Cổng thông tin thuế điện tử.
Kết luận: Lên danh sách hồ sơ sớm – Tránh rủi ro quyết toán
Việc chủ động chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo sự minh bạch, tuân thủ quy định pháp luật, giảm thiểu rủi ro khi bị kiểm tra thuế. Dù bạn là cá nhân hay tổ chức, việc lập kế hoạch và soát xét hồ sơ kỹ lưỡng luôn là yếu tố then chốt trong mỗi kỳ quyết toán.
Nếu bạn cần tư vấn và hỗ trợ chuyên sâu, VNCONNECT luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong từng bước của quy trình quyết toán thuế.
Gọi ngay Hotline/Zalo: 0383303663 – 0975587586 để được tư vấn miễn phí!
Tham khảo thêm các bài viết liên quan ngay tại đây:
Mẫu Tờ Khai Thuế Giá Trị Gia Tăng (01/GTGT): Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Lập Và Kê Khai