Mất hóa đơn đầu vào là tình huống không hiếm gặp trong hoạt động kế toán – thuế của doanh nghiệp, nhưng nếu không được xử lý kịp thời và đúng quy định, có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như bị từ chối khấu trừ thuế GTGT, bị xử phạt hành chính, thậm chí bị nghi ngờ gian lận thuế.

Trong bài viết này, VNCONNECT – đơn vị tư vấn kế toán, thuế và tài chính doanh nghiệp hàng đầu sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các bước cần làm khi mất hóa đơn đầu vào để đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật, bảo vệ quyền lợi thuế và tránh các rủi ro.

Mất hóa đơn đầu vào là gì? Có nghiêm trọng không?

Khái niệm hóa đơn đầu vào

Hóa đơn đầu vào là chứng từ kế toán dùng để ghi nhận giá trị hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp mua từ nhà cung cấp. Đây là cơ sở pháp lý để doanh nghiệp được kê khai chi phí, khấu trừ và hoàn thuế giá trị gia tăng (GTGT).

Các trường hợp mất hóa đơn đầu vào phổ biến

• Mất bản gốc hóa đơn giấy (liên 2 do người mua giữ)
• Làm thất lạc file hóa đơn điện tử
• Cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai hoặc lỗi lưu trữ
• Bị mất trong quá trình vận chuyển hồ sơ kế toán

Dù lý do là gì, việc mất hóa đơn đầu vào đều cần phải được xử lý cẩn trọng. Nếu không, cơ quan thuế có thể từ chối khấu trừ thuế và chi phí hợp lý, dẫn đến thiệt hại tài chính đáng kể.

Hướng dẫn xử lý khi mất hóa đơn đầu vào theo quy định

Để xử lý đúng luật khi mất hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp cần thực hiện 4 bước chính dưới đây. Đây là quy trình được Tổng cục Thuế hướng dẫn rõ ràng và bắt buộc thực hiện nếu muốn đảm bảo tính hợp pháp.

Bước 1: Lập biên bản mất hóa đơn

Ngay khi phát hiện mất hóa đơn, doanh nghiệp cần liên hệ với bên bán để cùng lập biên bản mất hóa đơn. Đây là cơ sở để chứng minh sự việc với cơ quan thuế.

Nội dung cần có trong biên bản

• Thông tin người mua và người bán
• Ngày, số hóa đơn bị mất
• Lý do mất hóa đơn
• Xác nhận hóa đơn đã được bên bán kê khai thuế
• Chữ ký và đóng dấu của cả hai bên

Mẫu biên bản mất hóa đơn đầu vào mới nhất

Dưới đây là ảnh minh họa biên bản chuẩn được nhiều doanh nghiệp sử dụng:

Bước 2: Người bán cung cấp bản sao hóa đơn có xác nhận

Người bán có trách nhiệm in lại liên 1 (bản gốc) của hóa đơn và sao y bản này có chữ ký, đóng dấu xác nhận. Đây là bằng chứng thay thế để người mua lưu hồ sơ và kê khai thuế.

Yêu cầu đối với bản sao

• Photocopy từ bản gốc liên 1 do người bán giữ
• Có chữ ký người đại diện pháp luật
• Có dấu mộc công ty người bán (nếu có)
• Chú thích rõ: “Bản sao thay thế do mất liên 2”

Cách xác thực tính hợp pháp của bản sao

Ngoài việc người bán xác nhận, người mua có thể chụp màn hình tra cứu hóa đơn điện tử từ cổng tra cứu hóa đơn Tổng cục Thuế để lưu kèm theo hồ sơ.

Bước 3: Lập báo cáo mất hóa đơn gửi cơ quan thuế

Doanh nghiệp cần lập Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn mẫu BC21/AC và gửi tới Chi cục Thuế nơi quản lý chậm nhất là 05 ngày làm việc kể từ khi phát hiện sự việc.

Thời hạn và hình thức nộp báo cáo

• Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc
• Nộp online qua hệ thống thuế điện tử https://thuedientu.gdt.gov.vn

Mẫu báo cáo mất hóa đơn BC21/AC mới nhất

Bước 4: Lưu trữ hồ sơ chứng từ thay thế

Sau khi hoàn tất các thủ tục trên, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ thay thế để phục vụ việc quyết toán thuế hoặc kiểm tra đột xuất.

Lưu chứng từ gì để hợp lệ về thuế?

• Biên bản mất hóa đơn có đủ chữ ký
• Bản sao hóa đơn có xác nhận của người bán
• Giấy nộp báo cáo BC21/AC có dấu nhận của cơ quan thuế
• Chứng cứ tra cứu hóa đơn trên hệ thống điện tử

Kiểm tra tính khấu trừ thuế GTGT

Việc mất hóa đơn đầu vào không đồng nghĩa với việc bị mất quyền khấu trừ thuế, nếu doanh nghiệp chứng minh được:

• Hàng hóa – dịch vụ đã thực sự phát sinh
• Đã thanh toán đúng giá trị trên hóa đơn
• Hóa đơn đã được người bán khai báo thuế

Gợi ý từ chuyên gia: Đừng để việc mất hóa đơn khiến doanh nghiệp rơi vào thế bị động. Hãy hành động nhanh, xử lý đúng và chuẩn bị kỹ hồ sơ thay thế – đó chính là cách bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro thuế.

Tiếp theo: Trong phần sau, chúng ta sẽ đi sâu vào mức phạt theo luật hiện hành, các lưu ý quan trọng để tránh mất hóa đơn, và cách VNCONNECT hỗ trợ doanh nghiệp xử lý nhanh chóng các tình huống này.

Mức phạt khi làm mất hóa đơn đầu vào

Mất hóa đơn đầu vào không chỉ gây khó khăn trong kê khai thuế mà còn tiềm ẩn nguy cơ bị xử phạt hành chính nếu không thực hiện đúng quy trình theo quy định. Các mức phạt được quy định cụ thể trong Nghị định 125/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

Căn cứ xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP

Theo Điều 26 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu vào sẽ bị xử lý vi phạm hành chính tùy theo mức độ và tính chất sai phạm. Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào thời điểm phát hiện, lý do mất và việc báo cáo đúng hạn hay không để quyết định mức xử phạt.

Các mức phạt cụ thể

Trường hợp nào được miễn phạt?

• Mất hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn có xác nhận của cơ quan công an
• Hóa đơn bị lỗi kỹ thuật hệ thống mà có báo cáo kịp thời
• Các trường hợp được miễn do chính sách khoan hồng của cơ quan thuế (xem xét riêng)

Những lưu ý để tránh mất hóa đơn đầu vào

Quy trình quản lý hóa đơn hiệu quả

Doanh nghiệp cần xây dựng và duy trì quy trình quản lý hóa đơn chặt chẽ như:

• Lập sổ theo dõi hóa đơn đầu vào theo từng tháng
• Lưu trữ hóa đơn gốc và bản sao tại nhiều nơi an toàn
• Phân quyền người phụ trách nhận và lưu trữ chứng từ

Ứng dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro mất mát vì được lưu trữ tự động trên hệ thống điện tử. Ngoài ra, việc tra cứu hóa đơn cũng trở nên nhanh chóng và minh bạch.

Đào tạo kế toán nội bộ

Nhân sự kế toán cần được cập nhật thường xuyên về quy định pháp luật thuế – hóa đơn và kỹ năng xử lý chứng từ. Việc này giúp hạn chế sai sót khi tiếp nhận và lưu trữ hóa đơn đầu vào.

Dịch vụ hỗ trợ xử lý mất hóa đơn đầu vào của VNCONNECT

Tư vấn pháp lý – kế toán miễn phí

VNCONNECT cung cấp dịch vụ tư vấn miễn phí 1:1 cho doanh nghiệp gặp tình huống mất hóa đơn đầu vào. Chúng tôi giúp bạn xác định đúng quy trình xử lý theo từng trường hợp cụ thể.

Soạn thảo, lập biên bản, báo cáo mất hóa đơn

Chúng tôi hỗ trợ bạn:

• Soạn mẫu biên bản mất hóa đơn đúng chuẩn
• Điền báo cáo BC21/AC và nộp qua hệ thống
• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để chứng minh tính hợp lệ khi cơ quan thuế kiểm tra

Đại diện giải trình với cơ quan thuế

Nếu cần, VNCONNECT sẽ đại diện doanh nghiệp làm việc trực tiếp với cơ quan thuế để giải trình về sự cố mất hóa đơn, giúp bạn giảm thiểu mức phạt hoặc không bị xử phạt.

Thông tin liên hệ:

• 🏢 CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KẾ TOÁN VNCONNECT
• 🧾 Mã số thuế: 0109495505
• 📍  Địa chỉ: Số 2A, ngõ 84 Chùa Láng, Phường Láng, TP. Hà Nội
• 📞 Hotline/Zalo:  038 330 3663 – 0975 587 586
• 📧 Email: ketoan@vnconnect.vn

Câu hỏi thường gặp về mất hóa đơn đầu vào (FAQ)

Mất hóa đơn đầu vào có được khấu trừ thuế không?

Có, nếu bạn có đủ hồ sơ thay thế như biên bản mất hóa đơn, bản sao có xác nhận, báo cáo BC21/AC và hóa đơn gốc đã được bên bán kê khai thuế.

Có thể sử dụng bản scan hóa đơn thay thế không?

Không. Bản scan không có giá trị pháp lý. Phải là bản sao có dấu, chữ ký xác nhận của bên bán để được chấp nhận.

Mất hóa đơn nhiều lần có bị kiểm tra thuế không?

Có khả năng. Nếu doanh nghiệp liên tục mất hóa đơn mà không có biện pháp phòng tránh, cơ quan thuế có thể đưa vào danh sách kiểm tra rủi ro.

Kết luận: Xử lý hóa đơn đầu vào cần nhanh – đúng – đủ

Mất hóa đơn đầu vào là tình huống bất khả kháng, nhưng nếu bạn biết cách xử lý đúng quy trình, lập hồ sơ đầy đủ và nộp báo cáo kịp thời thì hoàn toàn có thể bảo vệ được quyền lợi về thuế và tránh rủi ro xử phạt.

VNCONNECT luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong mọi tình huống khó khăn về thuế, hóa đơn và kế toán. Hãy liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ chuyên sâu.

👉 Gọi ngay Hotline/Zalo: 0383 303 663 – 0975 587 586 để được hỗ trợ ngay hôm nay!

Tham khảo thêm bài viết liên quan ngay tại đây:

Mẫu Tờ Khai Thuế Giá Trị Gia Tăng (01/GTGT): Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Lập Và Kê Khai

Báo Cáo Tài Chính Giữa Niên Độ: Hướng Dẫn Toàn Diện Từ A–Z