Trong thời đại số hóa và kiểm toán chặt chẽ như hiện nay, việc lưu trữ chứng từ kế toán không chỉ đơn thuần là “xếp giấy vào tủ”. Đó là cả một quy trình đòi hỏi sự hiểu biết về quy định pháp luật, khả năng tổ chức khoa học và kỹ năng thực hành chuẩn mực.

Nếu bạn là kế toán viên, chủ doanh nghiệp hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ tài chính, bài viết này của VNCONNECT sẽ cung cấp cho bạn một hướng dẫn toàn diện để xử lý, lưu trữ chứng từ kế toán một cách tối ưu nhất.

1. Tổng quan về chứng từ kế toán

1.1. Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ kế toán là tài liệu gốc chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và hoàn thành. Đây là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính và phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm toán sau này.

Ví dụ phổ biến của chứng từ kế toán bao gồm: hóa đơn, phiếu thu – chi, bảng lương, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, sao kê ngân hàng, biên bản thanh lý tài sản, v.v.

1.2. Vai trò và ý nghĩa của chứng từ kế toán

• Pháp lý: Là bằng chứng hợp pháp chứng minh tính hợp lệ của các giao dịch tài chính.
• Quản lý: Giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ chi phí, doanh thu, dòng tiền.
• Báo cáo: Là nền tảng để lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính chính xác.
• Thanh tra, kiểm toán: Là tài liệu buộc phải cung cấp khi có đoàn kiểm tra từ cơ quan thuế hoặc kiểm toán độc lập.

2. Phân loại chứng từ kế toán cần lưu trữ

2.1. Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ

Phân loại cơ bản trong kế toán bao gồm:

• Chứng từ gốc: Là bản đầu tiên, có đầy đủ chữ ký, dấu mộc, phát hành từ đơn vị có thẩm quyền (ví dụ: hóa đơn VAT, hợp đồng gốc).
• Chứng từ ghi sổ: Là bản sao phục vụ cho việc ghi chép sổ sách, thường có đóng dấu sao y bản chính.

2.2. Các loại chứng từ thường gặp trong doanh nghiệp

a. Hóa đơn đầu vào, đầu ra

Hóa đơn GTGT, hóa đơn điện tử, biên lai, phiếu xuất kho… Đây là nhóm chứng từ cực kỳ quan trọng, cần lưu trữ theo từng tháng hoặc theo mã khách hàng/nhà cung cấp.

b. Phiếu thu, phiếu chi

Phản ánh dòng tiền mặt vào – ra của doanh nghiệp. Phiếu cần có đầy đủ chữ ký các bên liên quan và kèm theo chứng từ gốc (hợp đồng, hóa đơn…)

c. Sao kê ngân hàng

Chứng từ liên quan đến các giao dịch chuyển khoản. Nên lưu kèm các ủy nhiệm chi, biên lai nộp tiền, bảng kê đối chiếu ngân hàng hàng tháng.

d. Báo cáo tài chính, thuế

Các bộ hồ sơ liên quan đến quyết toán thuế GTGT, TNDN, TNCN, báo cáo tài chính năm – quý – tháng.

e. Hợp đồng kinh tế, giấy tờ liên quan

Hợp đồng mua bán, thuê mướn, lao động, kèm theo phụ lục, biên bản nghiệm thu, thanh lý, quyết toán.

3. Quy trình lưu trữ chứng từ kế toán hiệu quả

3.1. Bước 1: Phân loại và tập hợp chứng từ

Ngay sau khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán cần tập hợp đầy đủ chứng từ gốc liên quan, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của từng tài liệu.

3.2. Bước 2: Sắp xếp theo thời gian, nghiệp vụ

Để dễ dàng tra cứu, nên sắp xếp chứng từ theo thứ tự thời gian (tháng/quý/năm) hoặc theo nghiệp vụ cụ thể (mua hàng, bán hàng, chi phí, lương…)

3.3. Bước 3: Sử dụng bìa, folder, nhãn phân biệt

Gợi ý: sử dụng bìa còng, hộp nhựa, túi nhựa, file bìa A4 có nhãn ghi rõ “Hóa đơn tháng 1/2025” hoặc “Bảng lương quý 2”.

3.4. Bước 4: Ghi chép sổ theo dõi lưu trữ

Tạo sổ theo dõi chứng từ lưu trữ (Excel hoặc giấy) ghi rõ: loại chứng từ, số lượng, thời gian, người lưu, vị trí lưu…

3.5. Bước 5: Lưu trữ tại nơi khô ráo, an toàn

Tránh nơi ẩm ướt, gần nguồn nhiệt. Nên đặt kệ hồ sơ ở khu vực riêng, có khóa bảo vệ và không để sát nền đất.

4. Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định

4.1. Thời hạn lưu trữ theo từng loại chứng từ

4.2. Căn cứ pháp lý áp dụng

Các văn bản pháp luật hiện hành mà doanh nghiệp cần tuân thủ khi lưu trữ chứng từ:

• Luật Kế toán 2015 – quy định quyền và nghĩa vụ lưu trữ chứng từ kế toán
• Nghị định 174/2016/NĐ-CP – hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Kế toán
• Thông tư 24/2024/TT-BTC – quy định về hồ sơ lưu trữ, phương thức số hóa

5. Những lỗi thường gặp khi lưu trữ chứng từ kế toán

5.1. Không phân loại chứng từ rõ ràng

Nhiều doanh nghiệp lưu chung các loại chứng từ khiến việc tra cứu tốn thời gian, dễ thất lạc và gây rắc rối khi kiểm toán.

5.2. Thiếu chữ ký, thiếu dấu mộc

Chứng từ chưa đủ điều kiện pháp lý sẽ bị loại khỏi hồ sơ quyết toán và có thể bị cơ quan thuế bác bỏ.

5.3. Không kiểm kê định kỳ kho chứng từ

Không rà soát thường xuyên dễ dẫn đến mất mát, mối mọt, ẩm mốc hoặc lộn xộn hồ sơ.

5.4. Làm mất chứng từ gốc

Nếu không có bản sao hoặc văn bản giải trình hợp lệ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính hoặc bị nghi ngờ gian lận thuế.

6. Mẹo lưu trữ chứng từ kế toán khoa học, dễ kiểm tra

6.1. Lưu theo tháng, quý, năm

Việc lưu trữ theo mốc thời gian giúp dễ dàng truy xuất khi cần thiết, đặc biệt trong các đợt quyết toán thuế hoặc kiểm toán. Ví dụ, hóa đơn tháng 01/2025 nên được để riêng một folder, không trộn lẫn với tháng khác.

6.2. Tách biệt rõ từng loại giấy tờ

Sắp xếp theo nhóm nghiệp vụ như: hồ sơ lương, hóa đơn bán ra, phiếu thu – chi, sao kê ngân hàng… Tách biệt rõ ràng giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và giảm rủi ro thất lạc.

6.3. Lưu bản mềm đi kèm (scan PDF)

Scan chứng từ gốc và lưu trữ trên hệ thống máy tính hoặc nền tảng cloud (Google Drive, Dropbox…). Đặt tên file theo định dạng thống nhất như: HD-VAT-ABCCompany-01012025.pdf.

6.4. Gắn nhãn màu & đánh số thứ tự

Sử dụng nhãn màu để phân biệt từng quý hoặc bộ phận. Ghi rõ mã hồ sơ, số thứ tự, ngày phát sinh để dễ kiểm soát.

6.5. Kiểm tra định kỳ & lập sổ theo dõi

Hàng quý hoặc mỗi 6 tháng, nên kiểm tra lại kho lưu trữ để đảm bảo chứng từ còn đầy đủ và không bị hỏng. Đồng thời cập nhật tình trạng lưu trữ vào sổ theo dõi nội bộ.

7. Lưu trữ chứng từ kế toán điện tử

7.1. Khi nào áp dụng hóa đơn/chứng từ điện tử

Từ năm 2022, theo quy định của Thông tư 78/2021/TT-BTC, các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Khi đó, việc lưu trữ cũng cần chuyển đổi từ giấy sang định dạng điện tử đúng chuẩn.

7.2. Các phần mềm lưu trữ kế toán phổ biến

• MISA AMIS
• FAST Accounting
• Bravo, Effect, LinkQ
• Giải pháp lưu trữ cloud như Google Drive, OneDrive

Nên chọn phần mềm có tích hợp bảo mật, phân quyền truy cập và backup dữ liệu định kỳ để tránh mất mát.

7.3. Quy định pháp lý về chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản giấy nếu đảm bảo các điều kiện: có chữ ký số hợp lệ, lưu trữ đúng thời gian quy định, dễ truy cập và truy vết khi cần.

8. Dịch vụ lưu trữ chứng từ kế toán trọn gói tại VNCONNECT

8.1. Giới thiệu VNCONNECT – Đối tác đáng tin cậy

Công Ty TNHH Tư Vấn và Dịch Vụ Kế Toán VNCONNECT là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ lưu trữ, số hóa và quản lý hồ sơ kế toán chuyên nghiệp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

8.2. Dịch vụ lưu trữ, số hóa hồ sơ kế toán

VNCONNECT mang đến giải pháp lưu trữ trọn gói:

• Phân loại – sắp xếp – đánh mã hồ sơ kế toán
• Lưu trữ an toàn, khô ráo, có bảo mật
• Số hóa hồ sơ kế toán dưới dạng PDF/ZIP có mã hóa
• Hỗ trợ tìm kiếm, trích xuất chứng từ trong vòng 2 giờ

8.3. Ưu điểm khi hợp tác với VNCONNECT

• Tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý tại doanh nghiệp
• Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về lưu trữ chứng từ
• Hỗ trợ giải trình với cơ quan thuế khi cần
• Tăng hiệu quả kiểm soát nội bộ và chuẩn bị báo cáo

Hotline tư vấn miễn phí: 0383 303 663 – 0975 587 586

9. Kết luận

9.1. Tầm quan trọng của việc lưu trữ chứng từ đúng cách

Việc lưu trữ chứng từ kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản trị tài chính, bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro thanh tra, kiểm toán.

9.2. Lời khuyên dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Hãy xây dựng quy trình lưu trữ chuyên nghiệp từ đầu, sử dụng các công cụ hỗ trợ hiện đại và nếu cần, hãy chọn một đơn vị chuyên nghiệp như VNCONNECT để đảm bảo tính hệ thống và tiết kiệm chi phí.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Chứng từ kế toán cần lưu bao lâu?

Tùy loại chứng từ mà thời gian lưu là 5 năm, 10 năm hoặc vĩnh viễn theo Luật Kế toán và các nghị định hướng dẫn.

2. Có thể chỉ lưu chứng từ bản scan thay vì bản giấy?

Chỉ khi chứng từ điện tử được ký số hợp lệ và lưu trữ đúng định dạng theo Thông tư 78/2021/TT-BTC thì mới có giá trị pháp lý tương đương bản gốc.

3. Mất chứng từ gốc phải làm sao?

Doanh nghiệp phải lập biên bản mất, đồng thời sao chép bản dự phòng (nếu có), xin xác nhận từ bên liên quan và nộp giải trình cho cơ quan thuế.

4. Lưu trữ chứng từ kế toán ở đâu cho an toàn?

Nên chọn nơi khô ráo, có khóa an toàn, hoặc sử dụng dịch vụ lưu trữ chuyên nghiệp như VNCONNECT để đảm bảo hồ sơ không bị hư hại.

Hãy hành động ngay hôm nay

Đừng để những bộ chứng từ quan trọng bị rối loạn hoặc thất lạc. Hãy xây dựng quy trình lưu trữ chứng từ kế toán bài bản hoặc liên hệ với VNCONNECT để được tư vấn giải pháp tối ưu và tiết kiệm nhất.

• 🏢 CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KẾ TOÁN VNCONNECT
• 🧾 Mã số thuế: 0109495505
• 📍  Địa chỉ: Số 2A, ngõ 84 Chùa Láng, Phường Láng, TP. Hà Nội
• 📞 Hotline/Zalo:  038 330 3663 – 0975 587 586
• 📧 Email: ketoan@vnconnect.vn

Tham khảo thêm các bài viết liên quan ngay tại đây:

Mẫu Tờ Khai Thuế Giá Trị Gia Tăng (01/GTGT): Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Lập Và Kê Khai

Báo Cáo Tài Chính Giữa Niên Độ: Hướng Dẫn Toàn Diện Từ A–Z