Bạn có biết rằng một số khoản chi trong doanh nghiệp, dù thực tế phát sinh, vẫn không được cơ quan thuế chấp nhận khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)? Điều này không chỉ làm tăng chi phí thuế phải nộp mà còn tiềm ẩn nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính nếu không nắm rõ quy định. Trong bài viết này, VNCONNECT CONSULTING AND ACCOUNTING SERVICES COMPANY LIMITED sẽ đồng hành cùng bạn phân tích toàn diện các khoản chi không được trừ, cách xử lý và phòng tránh rủi ro về thuế.

Tổng quan về các khoản chi không được trừ

Khái niệm và vai trò trong kế toán thuế

Trong lĩnh vực kế toán thuế, các khoản chi không được trừ (tiếng Anh: Non-deductible expenses) là những khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh nhưng không được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Việc xác định đúng các khoản chi này là cực kỳ quan trọng để:

• Tránh bị truy thu thuế và phạt vi phạm hành chính
• Bảo vệ tính minh bạch và hợp pháp trong hồ sơ kế toán
• Giảm thiểu rủi ro trong các cuộc thanh tra, kiểm tra thuế

Cơ sở pháp lý điều chỉnh

Theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn bổ sung như Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN phải đáp ứng đủ ba điều kiện:

1. Thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
2. Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định;
3. Không thuộc danh mục các khoản chi không được trừ theo quy định của pháp luật.

Chỉ cần một trong ba điều kiện trên không đáp ứng, chi phí đó sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.

Danh mục các khoản chi không được trừ theo quy định

1. Chi phí không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh

Đây là nhóm chi phí phổ biến thường bị loại trừ đầu tiên trong quá trình kiểm tra thuế, bao gồm:

– Chi phí cá nhân, tiêu dùng nội bộ

• Chi phí ăn uống, nghỉ dưỡng không phục vụ cho hoạt động kinh doanh
• Chi phí mua quà tặng cho người thân, bạn bè của lãnh đạo
• Chi phí tổ chức sinh nhật cá nhân, đi du lịch không có kế hoạch công tác

Ví dụ: Công ty chi 30 triệu cho tiệc sinh nhật Tổng giám đốc, dù có hóa đơn VAT nhưng sẽ không được trừ do không liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

– Chi cho người lao động không có chứng từ hợp lệ

• Lương trả bằng tiền mặt nhưng không có bảng lương, hợp đồng lao động
• Chi hỗ trợ cá nhân nhưng không có chứng từ hoặc chứng từ không đúng quy cách

2. Các khoản phạt vi phạm pháp luật, chi không hợp lệ

– Phạt hành chính, phạt vi phạm hợp đồng

• Phạt vi phạm hợp đồng thương mại, phạt chậm nộp bảo hiểm, chậm nộp thuế
• Phạt lỗi giao hàng sai hạn, sai tiêu chuẩn kỹ thuật

– Chi phí lót tay, hối lộ

• Chi tiền “bôi trơn” để giải quyết thủ tục nhanh
• Khoản chi không có hóa đơn hoặc ghi danh mục hàng hóa không đúng sự thật

Cảnh báo: Những khoản chi này không chỉ không được trừ mà còn có thể khiến doanh nghiệp bị điều tra vi phạm pháp luật.

3. Chi phí khấu hao và đầu tư tài sản cố định không đủ điều kiện

Nhiều doanh nghiệp tưởng rằng mọi khoản khấu hao đều được chấp nhận, tuy nhiên:

• Tài sản cố định phải đủ điều kiện ghi nhận theo chuẩn mực kế toán
• Khấu hao phải đúng phương pháp, đúng thời gian quy định

Ví dụ thực tế: Một công ty mua ô tô trị giá 3 tỷ đồng để phục vụ riêng cho giám đốc đi lại cá nhân, không phục vụ kinh doanh chung. Chi phí khấu hao chiếc xe này sẽ bị loại trừ.

4. Chi phí quảng cáo, tiếp thị vượt mức khống chế

Theo quy định trước đây (nay đã bãi bỏ theo Thông tư 96/2015/TT-BTC), chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mãi không còn bị khống chế theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu. Tuy nhiên:

• Nếu các chi này không có đầy đủ hợp đồng, hóa đơn, chứng từ chứng minh thì vẫn bị loại trừ
• Chi quá mức hợp lý như tổ chức sự kiện hàng chục tỷ không gắn với chiến lược kinh doanh có thể bị kiểm tra

5. Các khoản chi thiếu chứng từ, hóa đơn hợp lệ

Đây là sai sót phổ biến nhất và là lý do chủ yếu khiến chi phí bị loại. Bao gồm:

• Hóa đơn mua hàng không ghi đúng tên công ty, mã số thuế
• Chi phí bằng tiền mặt không có phiếu chi, không có xác nhận giao nhận
• Chi phí dịch vụ thuê ngoài không có hợp đồng hoặc biên bản nghiệm thu

6. Các khoản chi tài trợ, từ thiện không đúng đối tượng hoặc vượt mức

Chi tài trợ không phải lúc nào cũng được trừ. Doanh nghiệp chỉ được trừ khi:

• Chi cho các chương trình khuyến học, khuyến tài, từ thiện được cấp phép
• Chi theo chương trình chính sách của Nhà nước, có xác nhận từ tổ chức nhận tài trợ

Ví dụ: Công ty tài trợ 100 triệu đồng cho một CLB thể thao tư nhân không có giấy phép hoạt động, khoản này sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý.

7. Các khoản chi khác không rõ ràng mục đích hoặc hợp lý

Một số khoản chi “khó giải trình” như:

• Chi mua vật phẩm phong thủy, lễ chùa, cúng tế
• Chi “cảm ơn đối tác” không có hợp đồng/hóa đơn
• Chi tổ chức đám cưới, đám tang hộ cá nhân nhân viên

Những khoản này dễ bị loại và gây ảnh hưởng đến doanh nghiệp khi quyết toán thuế.

Hậu quả khi đưa khoản chi không được trừ vào chi phí

Rủi ro về thuế, bị truy thu, xử phạt hành chính

Việc đưa các khoản chi không hợp lệ vào chi phí doanh nghiệp có thể gây hậu quả nghiêm trọng. Khi cơ quan thuế phát hiện sai phạm, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với:

• Truy thu thuế TNDN do làm giảm thu nhập chịu thuế sai quy định
• Phạt chậm nộp thuế tính trên số tiền truy thu (tính theo lãi suất quy định từng thời kỳ)
• Xử phạt vi phạm hành chính từ 10% đến 20% số thuế khai sai tùy mức độ vi phạm

Theo Khoản 2 Điều 12 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi kê khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp sẽ bị xử phạt từ 20% trên số tiền thuế thiếu.

Ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và kế toán

Khi bị loại các khoản chi không hợp lệ, doanh nghiệp sẽ phải điều chỉnh lại báo cáo tài chính, làm ảnh hưởng đến:

• Lợi nhuận kế toán – có thể tăng bất thường
• Tính minh bạch trong hồ sơ kế toán và khả năng tiếp cận vốn tín dụng
• Độ tin cậy đối với cổ đông, nhà đầu tư

Cách xác định và loại trừ chi phí không hợp lệ

Kinh nghiệm từ chuyên gia kế toán – thuế

Để xác định đúng các khoản chi hợp lệ, doanh nghiệp cần:

1. Hiểu rõ luật thuế: Cập nhật kịp thời các quy định mới từ Thông tư, Nghị định
2. Xác minh mục đích chi phí: Liên quan trực tiếp đến hoạt động SXKD hay không?
3. Đảm bảo đầy đủ chứng từ: Hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu chi

Chuyên gia của VNCONNECT khuyên doanh nghiệp nên thực hiện rà soát chi phí hàng quý để kịp thời điều chỉnh trước khi lập quyết toán thuế năm.

Lưu ý trong kiểm tra hồ sơ chứng từ

Dưới đây là một số điểm cần kiểm tra thường xuyên đối với chứng từ kế toán để đảm bảo tính hợp lệ của chi phí:

Vai trò của kế toán và dịch vụ tư vấn thuế trong xử lý các khoản chi bị loại

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp?

Trong thực tiễn, không ít doanh nghiệp vừa và nhỏ thiếu nguồn lực chuyên môn để theo dõi và đánh giá tính hợp lệ của từng khoản chi phí. Lúc này, việc thuê ngoài dịch vụ kế toán – thuế mang lại nhiều lợi ích như:

• Được chuyên gia giàu kinh nghiệm tư vấn và soát xét định kỳ
• Giảm rủi ro bị truy thu và phạt thuế
• Tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí vận hành

Giải pháp từ VNCONNECT CONSULTING AND ACCOUNTING SERVICES

VNCONNECT là đối tác đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp trong việc:

• Thiết lập hệ thống kế toán – kiểm soát nội bộ
• Khai báo thuế hàng tháng – quý – năm
• Hỗ trợ quyết toán thuế và giải trình với cơ quan thuế
• Tư vấn loại trừ chi phí không hợp lệ – hợp thức hóa chứng từ

Hotline/Zalo: 0383303663 – 0975587586 luôn sẵn sàng hỗ trợ miễn phí ban đầu cho mọi doanh nghiệp.

Kết luận

Tóm tắt và khuyến nghị thực tiễn

Các khoản chi không được trừ là “vùng tối” trong hệ thống chi phí kế toán nếu không được nhận diện và xử lý kịp thời. Bằng việc nắm vững quy định, chủ động rà soát định kỳ và phối hợp với chuyên gia, doanh nghiệp có thể:

• Giảm thiểu rủi ro pháp lý và chi phí thuế
• Đảm bảo sự minh bạch trong hồ sơ tài chính
• Tăng uy tín và hiệu quả hoạt động lâu dài

Hãy để VNCONNECT đồng hành và bảo vệ doanh nghiệp bạn trước mọi rủi ro thuế!

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Làm sao biết khoản chi nào không được trừ?

Bạn cần đối chiếu các khoản chi với quy định trong Thông tư 78/2014 và các văn bản liên quan. Nếu không rõ, hãy liên hệ VNCONNECT để được tư vấn cụ thể từng trường hợp.

2. Nếu bị loại khoản chi, có phải nộp lại thuế?

Có. Cơ quan thuế sẽ truy thu phần thuế TNDN chênh lệch do giảm sai chi phí, kèm theo lãi phạt nếu có.

3. Có thể hợp thức hóa khoản chi không đủ chứng từ?

Một số trường hợp có thể xử lý nếu khoản chi là hợp lý và có thể bổ sung chứng từ đúng quy định. Tuy nhiên, điều này cần đánh giá cụ thể và hỗ trợ từ chuyên gia.

4. Doanh nghiệp nhỏ có nên thuê dịch vụ kế toán ngoài không?

Có. Việc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro thuế rất hiệu quả.

5. Liên hệ VNCONNECT như thế nào?

Bạn hãy gọi hoặc nhắn Zalo tới số 0383303663 – 0975587586 để được tư vấn miễn phí và lên giải pháp phù hợp ngay hôm nay.

• 🏢 CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ DỊCH VỤ KẾ TOÁN VNCONNECT
• 🧾 Mã số thuế: 0109495505
• 📍 Địa chỉ: Số 2A, ngõ 84 Chùa Láng, Phường Láng, TP. Hà Nội
• 📞 Hotline/Zalo:  038 330 3663 – 0975 587 586
• 📧 Email: ketoan@vnconnect.vn 

Các bạn có thể tham khảo các bài viết liên quan:

Quy trình quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp từ A đến Z

Mẫu Hồ Sơ Quyết Toán Thuế: Hướng Dẫn Đầy Đủ Từ A-Z